Respond 2.0

Adress- und Spendenverwaltung, speziell für den österreichischen Markt.

Seit mehr als 20 Jahren beschäftigen wir uns mit dem Adress-, Mitglieder- Abo- und Spendenverwaltung, die Erfahrungen sind in die die neue Version von Marmara-Respond 2.0 eingeflossen.
In einem kleinen Demo-Video zeigen wir die Grundlagen der Adress-Bearbeitun. Hier können Sie einen Blick auf die eingebaute, kontextbezogene Hilfe werfen: Hilfe und Anleitungen. Eine ausführliche Beschreibung können Sie hier downloaden.

Die Erfahrung aus 20 Jahren Adressverwaltung haben wir mit aktueller Web- und Datenbanktechnologie kombiniert. Das Ergebnis ist DIE Lösung für den österreichischen Markt für kleinere und mittlere NGOs. Modernste Technologie und eine schlanke Struktur erlauben uns, die Anwendung zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis anzubieten. Unabhängig davon, ob Sie nur eine Adress- und Kommunikationslösung oder eine Lösung suchen, welche Fundraising und Kampagnen einschließt, Marmara-Respond ist modular und flexibel und deckt beide Bereich ab.  

Speziell für den Non-Profit / NGO-Bereich
Marmara-Respond organisiert die Kommunikation mit Zielgruppen  aus der Sicht einer NGO oder einer Agentur, welche auf Kommunikation oder Lobbying spezialisiert ist. Ausgangspunkt sind in der Regel nicht die Kund*innen, sondern eine große Anzahl von mehr oder weniger interessierten Personen, die ich durch Kommunikation stärker involviere und zum Mitmachen bewege. Marmara Respond ist damit ein Online-CRM-System mit einer Reihe von Zusatzfunktionalitäten für den Non-Profit-Bereich.

Adressen verwalten
In NGOs oder in Einrichtungen mit Publikumsbetrieb fallen in vielfältiger Weise Adressen an. Ihre Mitglieder, Besucher*innen, Interessierte, Lieferanten, Dienstleister, Zivis, ehemalige Angestellte. In allen Arbeitsbereichen existieren Tabellen mit sich überschneidenden Personen in unterschiedlicher Qualität, manchmal top gewartet oder auch „ewig nicht benützt“.

Alles in einer Datenbank
Mit Marmara-Respond fassen Sie alle Personen, alle Anschriften in einer Datenbank zusammen, Mitarbeiter*innen können jederzeit auf diesen Bestand zugreifen. Differenzierte Berechtigungen und die Mandantenfähigkeit erlauben auch komplexe Verhältnisse mit Teilorganisationen abzubilden. Damit lassen sich zum Beispiel Dienstleister, Spender, Ehrenamtliche, Mitglieder, Journalisten und Interessierte überschneidungsfrei in einer Datenbank speichern.

Unbegrenzt viele Kriterien
Eine Anschrift oder eine Person ohne weitere Zuschreibungen ist wenig hilfreich. Wenn Sie ein Seminarhotel oder Bildungshaus für mindestens 40 Personen in Niederösterreich suchen, das vegane Küche bietet und einen Tagsatz unter € 100,- hat und Sie finden genau die fünf zutreffenden Einrichtungen, dann ist viel Zeit gespart. Was immer an strukturierten Daten vorhanden ist – in Marmara-Respond lässt sich diese Information rationell speichern und auf Knopfdruck wiederfinden. Ein unbeschränkter, hierarchischer Baum an Kriterien kann von Ihnen selbst gepflegt und den Personen zugeordnet werden.

Marmara-Respond unterstützt Sie beim Importieren von neuen Adressen, eindeutige oder neue Datensätze werden automatisch übernommen, Sie müssen nur bei Zweifelsfällen eingreifen.

Dokumente zu Personen speichern
Sie können jeder Person ein Porträt zuordnen und Sie können wichtige Dokumente direkt bei den Einzelpersonen in der Datenbank speichern.

Weitere Datenbanken
Speziell wenn der Wunsch besteht, die Personen mit weiteren Datenbanken zu verknüpfen, kann Marmara-Respond punkten. Spezialprogrammierungen können problemlos angefügt werden. Auch die Darstellung von Datenbankinhalten auf einer Website und ein Abgleich mit anderen Adress-Systemen ist möglich. Eine Synchronisation mit einem Exchange-Adressbuch oder mit dem Adressbuch der Telefonanlage kann ebenfalls eingerichtet werden.

Sicherheit
Im Umgang mit Personendaten ist Sicherheit extrem wichtig. Sie können jederzeit sehen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat und wer welche Änderungen vorgenommen hat. Ein top-aktuelles technisches Framework (Laravel) bietet maximalen Schutz für Ihre sensiblen Daten. Damit entspricht Marmara-Respond den Anforderungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung. Die Anwendung wird in Sachen Sicherheit ständig gewartet und weiterentwickelt.

Strukturiert mit Zielgruppen kommunizieren
Sie haben eine Message, wir haben das Tool, um diese Inhalte unter die Leute zu bringen. Marmara-Respond 2.0 bietet Ihnen die nötigen Hilfestellungen, egal, ob Sie Briefe oder E-Mails schreiben oder ob die Zielgruppe telefonisch kontaktiert werden soll. Respond stellt die Daten bereit und erfasst die Ergebnisse. Wer hat wann welche Zusendung erhalten, was habe ich mit wem vereinbart? Wen will ich wann und woran erinnern? Damit halten Sie Ihren Kopf frei für die inhaltlichen Aspekte Ihrer Arbeit.

Etiketten- und Seriendruck direkt aus der Anwendung
Sie erhalten Ihre fertigen Briefe, Etiketten, personalisierten Dokumente als PDF-Datei, die Sie zum Drucker senden. Wiederkehrende Aufgaben werden als Vorlagen abgelegt.

Personalisieren Sie Ihren Newsletter und Ihre Aussendungen, fügen Sie einer Mail einen Brief mit persönlicher Anrede als Attachment bei. Oder laden Sie per Link zu einer Veranstaltung ein oder weisen Sie auf einen wichtigen Inhalt hin.

Reichweiten messen, Anmeldungen
In Respond können Sie sehen, wie viele Personen sich ein Video angesehen oder Ihren Aufruf gelesen haben, und Sie sehen, wer sich zur beworbenen Veranstaltung angemeldet hat und z.B. welche TeilnehmerInnen ein Einzelzimmer haben wollen.

Sie sehen ohne Handarbeit, an welche Mailadressen nicht zugestellt werden konnte und welche Mailadressen schon mehrfach versagt haben. Auf Knopfdruck generieren Sie eine Liste aller Mitglieder mit nicht funktionierender Mailadresse, die Sie dann an die zuständige Person zum Nachtelefonieren weiterreichen.

Sie können entscheiden, ob und wie Respond das Öffnen der Mails und Klicks tracken soll. Je nach Organisationskultur können Sie zwischen personalisiertem Tracking (wer hat welches Mail gelesen, welchen Link geklickt), statistischem Tracking (wieviele Menschen haben gelesen, geklickt) oder kein Tracking wählen.

Damit Ihre E-Mails in unterschiedlichen Mailprogrammen und auf Handy und PC optimal lesbar ankommen hinterlegen wir formatierte Blöcke, die Sie lediglich um Text und Bilder ergänzen. Sie entscheiden, wieviel Gestaltungsfreiraum hier gewährt wird.

E-Mail, Post und SMS
Senden Sie z.B. allen Personen, bei denen die Postzustellung zweimal nicht geklappt hat, eine E-Mail mit der Problemadresse, die Adressaten können – wenn Sie das wollen – ihre Daten selbst verbessern, Sie beschränken sich auf das Kontrollieren. Oder senden Sie an den Vorstand eine personalisierte SMS mit einem Hinweis zu einer Fernsehsendung.

Respond stellt auf Knopfdruck eine passende Steuerdatei für Serienbriefe bereit. Oder Sie exportieren Ihre Daten für die Weiterverarbeitung bei einem Dienstleister.

Abos- und Mitgliedschaften verwalten
Jede wiederkehrende Verpflichtung, die jemand Ihnen gegenüber eingeht, kann in Marmara-Respond abgebildet und administriert werden:

• Sie haben einen Verteiler an Personen, die ein Jahrbuch erhalten und dafür 30 Euro bezahlen
• Sie haben eine Monatszeitschrift mit verschiedenen Tarifen
• Sie sehen, wer seit wann Mitglied ist und erhalten auf Knopfdruck eine Liste der säumigen Mitglieder.
• Versenden Sie die Rechnung für das Jahresabo als PDF-Attachment
• Mahnen Sie zuerst per Mail und nur jene, die keine funktionierende Mailadresse haben, per Brief dann die restlichen.

Spenden sammeln
Marmara-Respond ist die Lösung für kleine und mittlere spendensammelnde Organisationen in Österreich.

• Senden Sie im Rahmen eines Mailings unterschiedliche Inhalte an Teilgruppen und vergleichen Sie die Rückläufe
• Legen Sie einen Zahlschein mit einem Aktionscode einer Zeitung bei und erfassen Sie alle SpenderInnen
• Stoßen Sie aus Marmara-Respond einen Spenden-Einzug für alle Personen an, die pro Monat, Quartal oder Jahr einen individuellen Betrag spenden, und übermitteln Sie den Datenträger an Ihre Bank
• Importieren Sie jene Personen, die über Ihre Website gespendet haben, in Marmara-Respond
• Lesen Sie den Kontoauszug als CAMT-Datenträger ein und verbuchen Sie Zahlungen von bereits bekannten SpenderInnen (fast) automatisch.
• Organisieren Sie Ihre Dankbriefe weitgehend automatisiert

Spendenabsetzbarkeit
Die Schnittstelle zum ZMR (zentr. Melderegister) überprüft auf Knopfdruck und als nächtlicher Hintergrund-Job ob Name und Geburtsdatum für eine Spendenabsetzbarkeit passen. Für die Meldung der Spendensummen an das Finanzamt steht ein passender Export bereit. Diese Datei wird anschließend via Finanz-Online hochgeladen.

Rahmenbedingungen / Kosten
Bevorzugt hosten wir Respond auf unseren eigenen Servern, die bei Magenta in Wien eingestellt sind. Wenn Sie die Daten auf einem eigenen Servers haben wollen, unterstützen wir Sie bei der Installation und Konfiguration. Wir übernehmen die Verantwortung für die Sicherheit Ihrer Daten mittels Backup und laufenden Sicherheitsverbesserungen.

Die Kosten für die Anwendung richten sich nach der Größe der Datenbank und nach der Anzahl der implementierten Funktionalitäten. Für den Non-Profitbereich gibt es Nachlässe. Es beginnt bei € 3.000,- für die kleine, nicht mandantenfähige Version ohne Abo- und Buchhaltungsmodul.

Eine Zusammenarbeit beginnt immer mit einer ausführlichen Erhebung des Status quo und einer Beratung. In vielen Fällen ist die Umstellung auf ein neues System auch der richtige Zeitpunkt, um gewohnte Abläufe zu überdenken. In einem Start-Workshop werden die Anforderungen an die Lösung definiert. Hier wird entschieden, wie die Datenbank in Mandanten (Teilorganisationen) gegliedert wird, welche Felder benötigt und mit welcher Funktionalität diese ausgestattet werden.

Der Umstellungsprozess beinhaltet in der Regel auch die Konvertierung der bestehenden Daten, das Zusammenführen der Daten sowie eine Schulung der UserInnen und eine intensive Betreuung in der Startphase.

Module

• Grundmodul (Personen- und Anschriftenverwaltung, Serienmail, Exporte, Importe)
• Firmenmodul (Personen können zu komplexen Teilorganisationen / Organisationen gruppiert werden)
• Gliederung in Teilorganisationen / Mandantenfähigkeit
• Event- und Newsletteranmeldung
• E-Mail-Auswertungen (Klick- und Öffnungsraten)
• Dokumente zu Personen speichern
• Buchhaltungsmodul
• Fundraisingmodul (Spendenbuchhaltung, Auswertungen vbPK)
• Abo- und Mitgliederverwaltung

Referenzen
Respond 2.0 ist aktuell bei rund 60 österreichischen NGOs, Firmen und öffentlichen Stellen im Einsatz. 

Ihre Ansprechpartner:
Bitte wenden Sie sich für weitergehende Informationen oder eine kostenlose Demonstration an
Tel.: 01 218 90 28-20 (Rupert Helm-Wakolbinger 0664 522 7 224 bzw. Ursula Seethaler Tel.: 0699 100 88 500. E-Mail: office@marmara.at.

„Mit dem Team von Marmara haben wir äußerst kompetente Partner für unsere Unterstützer:innen-Datenbank und den Newsletter-Versand gefunden! Angeboten wird nicht nur ein erprobtes und ausgereiftes System, sondern auch die Freude, darüber hinaus gehende Lösungen für individuelle Anwendungen zu finden. Das beste daran: Die Zusammenarbeit macht auch noch Spaß!“
(Marion Schwarz von ARCHE NOAH über den Umstellungsprozess und die Zusammenarbeit)