Respond Hilfe

Inhaltsverzeichnis

Finanzreports erstellen [nach oben]

Finanzreports greifen auf die Buchungen zu und bilden Summen nach wählbaren Kriterien.
Die Felder, nach denen gefiltert werden kann, können abhängig vom Einsatzbereich unterschiedlich heißen. Es kann zB eine bestimmte Kostenstelle in Kombination mit einem Bankkonto abgefragt werden.

Die max. fünf Vergleichszeiträume erlauben die Summen aus dem aktuellen Jahr gleich mit den Vorjahren zu vergleichen. 

Die Buchungszeilen können nach verschiedenen Kriterien gruppiert werden, zB nach Monatssummen und diese wiederum nach Zweckwidmungen.

Das Ergebnis kann am Bildschirm ausgegeben, oder als Excel downgeloadet werden. 

Exportlisten verwalten [nach oben]

Unter Verwalten / Export und Versand / Exportlisten können die Exportformate für Listen neu definiert oder bestehende geändert werden. 

Listen werden mit einem aussagekräftigen Namen versehen. Unter Felder werden durch Eintippen der ersten Buchstaben der Feldbezeichnungen die gewünschten Felder ausgewählt.

Wenn die Checkbox "Einzelne Kategorien exportieren" gesetzt ist, können (mehrere) Kategorien ausgewählt werden, diese werden in der Liste mit einer Spalte und dem Wert Ja oder Nein mit exportiert.

Briefköpfe erstellen [nach oben]

Serienbriefe werden aus Briefköpfen, dem laufenden Text und Brieffüßen zusammengesetzt. Als Briefkopf kann also per html-Code der jeweilige Briefkopf nachgebaut werden (das verlangt Erfahrung im Umgang mit html). 

Wenn auf vorgedrucktes Briefpapier gedruckt werden soll, kann ein leerer Briefkopf zB als "Briefpapier bunt" angelegt werden. 

Analog können Brieffüße angelegt werden, wenn unterhalb des Brieftextes ein Brieffuß angederuckt werden soll. Auch hier ist wiederum Erfahrung mit html erforderlich.

Standardheader:
Ein Briefkopf kann als Standard markiert werden. Dieser wird dann für die Funktion "Etikett drucken" in der Suchergebnisliste verwendet. Ebenso wird dieser als Absender bei "Abesender Etikett drucken" verwendet.

 

Etiketten definieren [nach oben]

Der Inhalt der Etiketten kann nicht beeinflußt werden, hier kann das Format von Etiketten definiert werden. 
Etiketten müssen Symetrisch aufgebaut sein, damit reicht die Angabe von breite und Höhe und eine Bezeichnung.

Autokriterien [nach oben]

In den Autokriterien werden auf Grundlage von Abfragen Kriterien hinzugefügt oder entfernt. Die Hintergrundjobs laufen üblicherweise in der Nacht. Da eine zugrunde liegende Abfrage zB auch Zahlungen berücksichtigen kann, ist es möglich jenen Personen, die Rückstände beim Mitgliedsbeitrag haben ein entsprechendes Kriterium zu vergeben.

Kriterien verwalten [nach oben]

In Respond können hierarchisch aufgebaute Kriterienbäume angelegt werden. Die Anzahl Kriterien und die Anzahl der Ebenen ist nicht begrenzt. Diese Kriterien können Personen zugeordnet werden, damit kann man je Person beliebig viele ja/nein Informationen speichern.
Über Verwalten / Kriterien kann dieser Kriterienbaum verwaltet werden.  

Das Kriterienfenster bei einer Peron kann zB so aussehen:

Ein Klick auf das "x" löscht die Zuordnung des betroffenen Kriteriums zur Person.

Weitere Kriterien können auf zwei unterschiedliche Wege hinzugefügt werden:
Im Kriterienfeld wird ein Teil der Bezeichnung des Kriteriums eingegeben (mind. drei Buchstaben), dadurch wird die Liste der Kriterien auf diesen Suchausdruck gefiltert und das gewünschte Kriterium kann ausgewählt werden. Zwecks Übersicht werden bei der Auswahl zusätzlich zur Bezeichnung des Kriteriums die beiden ersten Buchstaben des übergeordneten Kriteriums angezeigt.
Ein Klick auf den Link "Kriterien" öffnet die Kriterien in hierarchischer Ansicht. hier können Unterkriterien durch Klick auf das "+ / -" aus- bzw. eingefaltet und das zutreffende Kriterium ausgewählt werden.  Rechts ist die Anzahl der vom Kriterium betroffenen Personen zu sehen. Ein Klick auf die Anzahl der Personen listet die betroffenen Personen auf.  


Entsprechende Rechte vorausgesetzt kann hier sofort ein neues Kriterium angelegt oder ein bestehendes Kriterium geändert oder gelöscht werden. 

Ein Klick auf die Lupe erlaubt die Kriterien im hierarchischen Zusammenhang zu sehen. Hier können Kriterien gelöscht werden. Ein Textfilter (Kriterienname enthält) steht zur Verfügung.

Nach einem Klick auf den Bearbeiten-Stift offnet sich dieses Fenster: siehe auch 
Kriterien verwalten

Rechnungen stellen [nach oben]

Alle laufenden Verpflichtungen, die in Respond abgebildet werden können, laufen unter dem Deckmantel der Abos. Ein Abo kann eine Dauerspende mittels Einzieher sein, eine Verreinsmitgliedschaft oder ein Abo auf ein bestimmtes Produkt, wie z.B. einer Zeitschrift. Je nachdem worauf sich eine Verpflichtung bezieht, sind andere Dinge zu berücksichtigen.

Voraussetzungen
Grundsätzlich besteht jede Art der Verpflichtung aus einem Produkt und einem Personenabo. Durch eine Vorschreibung wird aus diesen Abo dann eine (virtuelle) Rechnung, welche entweder einzeln, oder gesammelt, gedruckt und heruntergeladen werden können.
Weiters muss ein Briefkopf und Brieffuß angelegt werden. Ein Briefkopf / Brieffuß kann unter Verwalten -> Export und Versand -> Briefköpfe bearbeitet bzw. angelegt werden.

Laufende Verpflichtungen

Dauerspenden
Für Dauerspenden ist bereits einiges vorbereitet. Es gibt ein „Produkt“ mit der Bezeichnung Spende, welches entsprechend vorkonfiguriert ist. Außerdem gibt es 2 Tarife, einen für eine Monatliche Spende und einen für eine Jährliche. Es können weitere Tarife, für Halbjähliche, oder Quartalsmäßige Spenden unter dem Menüpunkt Verwalten -> Abos -> Tarife ->neuer Tarif hinzugefügt werden. In der Erstellungsmaske einfach unter „Art“ Spendeneinzug wählen, einen passende Bezeichnung wie „Halbjährliche Spende“ wählen, und den passenden Spendeninterval eingeben.
Der Betrag kann beliebig gesetzt werden und ist nur als Voreinstellung zu verstehen. Bei jeder Person kann der betrag individuell angepasst werden.

Wenn die so entstehenden Buchungen immer einer bestimmten Kostenstelle / Kategorie / Zweckwidmung zugewiesen werden sollen, müssen die Einstellungen entsprechend angepasst werden. Dafür muss man unter Verwalten -> Abos -> Produkte auf das Produkt Spenden klicken, und die jeweiligen Standardwerte wählen.

Einzieher hinzufügen
Um einer Person einen Spendeneinzieher hinzuzufügen, muss man die Person über die Suche öffenen, dann oben auf den Button Abos + klicken.
Unter Tarif die gewünschte Verpflichtung wählen. Den Gesamtpreis an die Vereinbarung mit der jeweiligen SpenderIn anpassen. 
Das Häckchen „Per Bankeinzug einziehen“ setzen, das empfangende Konto, IBAN und BIC wählen.
Die restlichen Felder können auf den Standardeinstellungen belassen werden.

Falls neben den Spenden auch Mitgliedschaften oder Produkte verkauft werden, empfiehlt es sich, einen eigenen Rechnungskreis für Spenden anzulegen. Da Spenden keine „echten“ Rechnungen produzieren, würden diese sonst die Rechnungsnummern zerstören. (siehe Rechnungskreise)

Mitgliedschaft
Wie bei den Spendenabos, ist auch bereits eine Mitgliedschaft als Produkt im System angelegt. Wenn für die spätere Verbuchung der Mitgliedschaften immer einer bestimmten Kostenstelle / Kategorie / Zweckwidmung zugewiesen werden sollen, müssen die Einstellungen entsprechend angepasst werden. Dafür muss man unter Verwalten -> Abos -> Produkte auf das Produkt Mitgliedschaft klicken, und die jeweiligen Standardwerte wählen. Außerdem kann hier ein Mehrwertsteuersatz gewählt werden, falls die Organisation für die Mitgliedschaft Mehrwertsteuer abführen muss. (Unechter Mitgliedsbeitrag). Je nach Organisationsstruktur müssen jetzt noch unterschiedliche Tarife angelegt werden. Beispiele sind z.B. ermäßigte Mitgliedschaft, Unterstützer Mitgliedschaft, …
In der Erstell / Bearbeitungsmaske der Tarife für Mitgliedschaften finden sich die nötigen Felder für den Spendeneinzug. Da eine Mitgliedschaft auch eine Rechnung bzw. eine Zahlungsbestätigung auslösen kann müssen dafür entsprechende Einstellungen gewählt werden. 
Neben der normalen Bezeichnung, gibt es die Möglichkeit eine Beichnung für die Rechnungen zu definieren. Falls angegeben steht diese Bezeichnung dann anstelle des Namens in der Rechnungszeile.
Es kann auch angegeben werden, wie oft die Mitgliedschaft abgerechnet wird. Hier stehen analog zum Spendeneinzug Jährlich, Monatlich, Halbjährlich, pro Quartal zur Auswahl. 
Die restlichen Einstellungen beziehen sich auf das Design der Rechnungen. Als erstes muss ein Brifekopf gewählt werden. Dieser bestimmt den „Header“ der Rechnung. 
Als nächstes können Einleitungs- und Abschlusstext definiert werden. Diese Texte befinden sich direkt über / unter der Tabelle der Leistungen. Hier können Variablen, wie z.B. „Briefanrede“, „Vorname“, oder „Zahlungsreferenz“ gewählt werden. 
Als letztes ist analog zum Header auch noch ein Brieffuß zu wählen. Falls hier Zahlschein gewählt wird, werden statt einem Brieffuß, die Felder eines Erlagscheins befüllt. (Der Erlagschein selbst wird nicht mitgedruckt). 
Das hinzufügen einer Mitgliedschaft zu einer Person verhält sich ähnlich wie das zuweisen eines Spendenabos. Zuerst die jeweilige Mitgliedschaftsart als Tarif wählen. Anzahl der der Tarif bleibt 1. Den Gesamtpreis entsprechend anpassen, falls eine individuelle Vereinbarung getroffen wurde. Falls das Mitglied auf der Rechnung ein bestimmtes Bestellzeichen sehen will, kann das angegeben. Falls die Mitgliedschaft per Bankeinzug eingezogen wird, analog zur Spende das Häckchen „Per Bankeinzug einziehen“ setzen und entsprechend befüllen. Die restlichen Felder können auf Standardeinstellung bleiben.

Produktabo
Das Produktabo verhält sich ähnlich der Mitgliedschaften. Zusätzlich muss hier noch gewählt werden, welches Produkt aboniert werden soll, und wie viele Zusendungen des Produkts pro Abrechnungsinterval versandt werden. Der Preis errechnet sich durch das Produkt und die Anzahl der Zusendungen pro Intervall und kann hier gegebenenfalls angepasst werden. Die restlichen Felder sind gleich wie bei Mitgliedschaft. 
Beim Hinzufügen eines Produktabos zu einer Person müssen zusätzliche Felder ausgewählt werden. Neben der aus der Mitgliedschaft bekannten Felder, sind hier folgende Felder relevant:
Ungelieferte (ausständige Einzelprodukte): Hier wird automatisch vom System hochgezählt, wie viele Produkte bezahlt wurden, aber noch nicht geliefert sind. (siehe Ausliefern unter „zukünftige Funktionen“). Beim Erstellen kann dieses Feld normalerweise auf 0 bleiben.
Abo beenden nach: Beendet das Produktabo automatisch nach der angegebenen Anzahl an Rechnungen. 
Früheste nächste Rechnung: Um Doppelvorschreibungen zu verhindern. Wenn das Abo erst in der Zukunft beginnt und verrechnet werden soll, entsprechend dem Startdatum anpassen.

Aboempfänger / Rechnungsempfänger:
Der Aboempfänger bekommt das Produkt, der Rechnungsempfänger die Rechnung. Es kann auch beides dieselbe Person sein.

Rechnungskreise /-nummer
Ein Rechnungskreis bestimmt die laufende Nummer einer Rechnung. Falls Spenden und andere Dinge gemeinsam in Respond verwaltet werden, muss ein zweiter Rechnungskreis angelegt werden.
Die Rechnungsnummer errechnet sich folgendermaßen: Einleitung + letzte laufende Nummer+1 mit einer Anzahl an Vorrausgestellten 0en. Jedes Jahr setzt sich die Nummer automatisch auf 1 zurück. In der Einleitung kann [yy] für eine Zweistellige Jahreszahl oder [yyyy] für eine 4 stellige Jahreszahl verwendet werden. 
Rechnungskreise können unter Verwalten -> Rechnungen -> Rechnungskreise bearbeitet werden.

Vorschreiben
Unabhängig davon, wie eine Rechnung entsteht, entsteht bei der Erstellung immer ein Vorschreibekontakt. Dieser kann also eine Person/Rechnung beinhalten, oder im Falle einer Erstellung durch Abovorschreibung / Vorschreibung einer Liste beliebig viele. 

Vorschreiben von laufenden Verpflichtungen 
Damit aus einer Mitgliedschaft oder eines Produktabos eine Rechnung wird, muss regelmäßig eine Vorschreibung durchgeführt werden.
Auf für Spendeneinzieher ist eine Vorschreibung notwendig, um die Einzug-XML-Dateien zu erstellen. 
Unter Verwalten->Abos->Vorschreiben kann der Vorgang gestartet werden. Der Kontaktname ist wichtig, um die Rechnungen später wieder aufzufinden. 
Danach kann einer oder mehrere Tarife gewählt werden, die Vorgeschrieben werden sollen. 
Das Fälligkeit bis Datum bestimmt, welchen Personen der Tarif vorgeschrieben werden soll. Es muss bei jedem Personenabo nach dem „früheste nächste Rechnung am“ Datum liegen, damit die Person eine Rechnung / einen Einzieher erhält.
Falls es sich um Einzieher handelt, kommen die entsprechenden Einzugsinformationen aus dem Personenabo. Für alle anderen Verpflichtungen kann hier ein Konto gewählt werden, um zu bestimmen, welche Zahlungsinformationen auf einen eventuell später entstehenden Zahlschein gedruckt werden sollen. 
Zusätzlich kann noch gewählt werden auf welche Kostenstelle / Kategorie / Zweckwidmung die später entstehenden Zahlungen verbucht werden sollen. Neben den eingegebenen steht hier „Von Produkt übernehmen“, wenn die Einstellung des Produkts verwendet werden soll, bzw „von Person übernehmen“, wenn je Person unterschiedliche Standard-(Kostenstellen / Zweckwidmungen / Kategorien) definiert sind. 
Durch Klick auf Vorschreiben starten, werden die Rechnungen erstellt und sind danach unter Verwalten -> Rechnungen ->Rechnungen auffindbar.

Vorschreiben einer einzelnen Rechnung
Auch ohne einer laufenden Verpflichtung kann einer Person für eine Leistung oder ein Produkt eine Rechnung gestellt werden. Unter Verwalten -> Rechnungen -> Rechnungen -> Neue Rechnung, das + drücken. Hier können alle Einstellungen vorgenommen werden, die das Design und den Inhalt der Rechnung ausmachen. Unter „Briefkopf laden“ kann ein bestehender Briefkopf in die Bearbeitungsmaske geladen werden. Änderungen am Briefkopf, sind nur für diese Rechnung relevant. Bei Ausstellen für, kann „eine Einzelperson“ gelassen werden. Für eine Liste siehe „Einer Liste eine Rechnung vorschreiben“. Die Meisten Felder haben Inline-Erklärungen. Unter „Produkt hinzufügen“ kann der Rechnung eine Zeile mit einem gewählten Produkt hinzugefügt werden. Genauso kann mittels „Zeile hinzufügen“ auch manuell eine Rechnungszeile eingefügt werden.
Um einen Rabatt auf die Rechnung zu bringen, einfach eine Zeile einfügen „Rabatt“ als Beschreibung wählen und einen negativen Betrag eingeben.

Einer Liste eine Rechnung vorschreiben
Wie einer einzelnen Person, können auch mehrere Rechnungen für eine Personenliste erstellt werden. Hierfür klickt man in der Personenliste auf „Rechnung stellen“, oder wählt unter „neue Rechnung“ die bereits existierende Personenliste aus. 

Erstellung von sonstigen Zahlungen 
Unter „Verwalten -> Rechnungen -> Erwartete Zahlungen“ finden sich alle erwarteten Eingänge.
Achtung – Rechnungen sind erst erwartete Eingänge nach dem sie gedruckt wurden (siehe Rechnungsdruck). 
Neben den gedruckten Rechnungen finden sich hier auch manuell erstellte erwartete Zahlungen (z.B. Spendenzusagen). Wenn diese erwarteten Zahlungen erfüllt werden, verschwinden sie aus der Liste.

Bearbeiten einer erstellten Rechnung 
Erstellte Rechnungen können solange bearbeitet werden, bis sie gedruckt wurden. Gedruckte Rechnungen können nur storniert werden, und müssen ggf. neu erstellt werden, falls Fehler gemacht wurden. Egal wodurch eine Rechnung entstanden ist, kann jede Rechnung individuell bearbeitet und angepasst werden.

Rechnungsdruck und Einzieher

Drucken von mehreren Rechnungen 
Um Rechnungen in PDFs / XMLs zu verwandeln, ist ein Rechnungsdruck erforderlich. Unter „Verwalten -> Rechnungen -> Rechnungen -> Ausständige drucken“ findet man ein Menü, in dem man bestimmen kann, wie der Druckvorgang heißt. Außerdem kann gewählt werden, ob alle ungedruckten Rechnungen gedruckt werden sollen, oder ob der Rechnungsdruck auf einen bestimmten Vorschreibevorgang eingeschränkt wird. Zusätzlich können hier Einstellungen für Einzieher vorgenommen werden: Das Datum an dem Eingezogen wird; die Kampagne / Aktion / Liste der Einzieher (Nur  für Spenden relevant). Der Rechnungsdruck erfolgt im Hintergrund, UserInnen erhalten eine Benachrichtigung, sobald die Rechnungen / Einzieher heruntergeladen werden können. Rechnungen werden als gezippte Datei heruntergeladen.

Im Zip entstehen bis zu 1 Datei und 2 Ordner:

Die Inhalte der Rechnungen (welche Felder mitgedruckt werden; wie die Überschriften heißen) können in den Anwendungseinstellungen angepasst werden. (Siehe Einstellungen / Bestimmungen / Sonstige Detailkonzepte).
Nach erfolgtem Druck, können die Rechnungen auch einzeln in der Rechnungsliste heruntergeladen werden.

Drucken einer einzelnen Rechnung
Eine ungedruckte Rechnung kann auch einzeln gedruckt werden ( in der Bearbeitungsansicht). Auch dabei entsteht ein Kontakt, dieser beinhaltet dann eben nur diese eine Person / Rechnung. Einzeln gedruckte Rechnungen können nur einzeln versandt werden. da für das Versenden einer Rechnung per Massenmail ein gemeinsamer Rechnungsdruckkontakt notwendig ist. Wenn also eine Anzahl von Rechnungen gemeinsam per Massenmail verschickt werden sollen, müssen diese auch gemeinsam erstellt worden sein.

Versenden von Rechnungen
Um Rechnungen per Massenmail zu versenden, geht man wie gewohnt in die Emailmaske und schreibt das Mail. Unter Attachments kann hier bei „Rechnungen“ ein Rechnungsdruckversand gewählt werden. Dadurch wird bei jeder Person, die eine Rechnung in diesem Kontakt hat, die individuelle Rechnung als Attachment ans Email angehängt.

Marketingreport [nach oben]

Hier können Kampagnen / Aktionen und Listen ausgewertet werden.
Man wählt die Kampagne, ggf. dann die gewünschte Aktion und ggf. die konkrete Liste. Man kann aber auch eine Aktion  oder eine gesamte Kampagne auswerten.
Das Ergebnis kann über das Kriterien-Feld auf bestimmte Kriterien beschränkt ausgewertet werden.

Der Marketing Report bietet eine Übersicht über die Kosten, Einnahmen und erreichten Personen einer Aktion / Kampagne / Liste.
Der Tagesverlauf stellt die Einnahmen einer Kampagne / Aktion / Liste pro Tag dar. 

Die Ergebnisse können entweder am Bildschirm ausgegeben oder als Excel heruntergeladen werden.
 

Einleitung in die Datenverarbeitung mit Respond [nach oben]

Übersicht Respond-Hilfe


Was ist Marmara-Respond?

Marmara-Respond ist eine integrierte Adressen‑, Abo-, Mitglieder‑ Kontakte- und SpenderInnenverwaltung, basierend auf einer Web-Anwendung. Sie erlaubt einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten. Dieser Zugriff kann aber aus Sicherheitsgründen auf bestimmte statische IPs eingeschränkt werden. 

Respond Grundfunktionalität 

Datenstruktur und Zusammenarbeit zwischen Teilorganisationen (Mandanten)

Personen und Anschriften werden getrennt gespeichert, damit können einer Anschrift beliebig viele Personen zugeordnet werden. Der Anschrift des "Kurier" können dutzende JournalistInnen zugeordnet sein. Im Falle einer Anschriftenänderung muss die Anschrift nur einmal geändert werden. 

Eine Anwendung (und damit deine Organisation) kann in Teile (Mandanten) gegliedert werden, z.B. Fundraising, PR und Facility-Management. Eine Person kann in mehreren Rollen vorkommen, z.B. ein Journalist, der auch ein Spender ist. Die Person ist in der Regel nur einmal erfasst, innerhalb des jeweiligen Mandanten können zusätzliche Infos zur Verfügung stehen. So wäre die Information, zu welchen Pressekonferenzen der Journalist eingeladen wurde, nur im Mandant PR vorhanden. Im Mandant Fundraising wären Spenden, Buchungen, Aussendungen rund ums Fundraising einsehbar. In einem weiteren Mandanten Facility-Management finden sich in unserem Beispiel keine weiteren Informationen, weil dieser Journalist hier keine Rolle spielt. 

Auch die Quelle (woher habe ich die Informationen über diese Person) kann je Mandant unterschiedlich sein. Im Bereich PR könnte "Journalistenhandbuch" als Quelle stehen, im Bereich Fundraising "Kurierbeilage". 
Personen können in jedem Mandanten gefunden werden (außer die Person ist als "exklusiv" gekennzeichnet), bei Bedarf kann die Person in einen weiteren Mandanten übernommen werden.

Navigation in Respond

Unter den Menüpunkten ist zu finden:

Unter + Neu können neue Personen, Firmen, E-Mails oder Kontakte erstellt / angelegt werden.

Start:
neue Person
neue Firma
neue Buchung

Abfragen:
Person - Suche nach Personen - (hier wird jeweils ein Set von Personen gesucht)
Buchungen - (nach bestimmten Kriterien auflisten)
Gespeicherte - Immer wieder benötigte Abfragen werden gespeichert und stehen hier zur Verfügung. 
Reports - je nach berechtigung stehen hier Finanz- und Marketingreports zur Verfügung
kdb - wenn verfügbar Abfragen der Knowledge-Database
Dubletten - Suche nach Doppelten Einträgen
Letzte Liste: das Ergebnis der letzten Personensuche (Ergebnisliste)

Versenden:
E-Mail - eine E-Mail gestalten und versenden
Excel - Daten als Tebelle exportieren
Etiketten drucken
Daten exportieren als xls usw.
Serienbrief - Daten als Serienbrief ausgeben 
In Mandant - Daten in einen anderen Mandanten exportieren
Finanzamt - xml für Einreichung beim Finanzamt exportieren
Vorlagen für den Versand (Etiketten, Listen, Briefköpfe, Brieffüße).

Einlesen:
Excel - Daten aus Tabelle importieren
Bankdatenträger - Zahlungen mit CAMT-Datenträger einlesen
Retouren - Erfassen von Versand-Rücksendungen

Verwaltung:
Kriterien - das sind Personen zuordenbare Attribute (z.B. Journalist, Tageszeitung)
Kontakte - das sind die Ereignisse, die zwischen deiner Organisation und der Zielgruppe stattfinden, z.B. eine E-Mail-Aussendung zum Thema ... oder ein Telefonat mit einer bestimmten Person
Dokumente - hier stehen die durch Aktionen / Abfragen entstandenen Dateien (pdf, xlsx ...)  zum Download bereit. Hier können aber auch Verzeichnisse angelegt und mit Dokumenten befüllt werden. 
Anmeldemöglichkeiten - Du kannst z.B. einen persönlichen Link "Ja, ich nehme teil" versenden, die Zielgruppe kann sich selbständig eintragen, die Informationen landen sofort in Respond.
BenutzerInnen - Rechte der UserInnen verwalten
Export & Versand - hier können Einstelluungen für Exportlisten, Brief-Elemente, Etiketten und Drucker vorgenommen werden
E-Mails - hier Artikel-Vorlagen erstellt und zu komplexen Newslettern zusammengebaut werden. 
Buchhaltung - Verwaltung der Konten, Kostenstellen, -arten, Zweckwidmungen und Buchungsperioden
Rechnungen - Rechnungen erstellen, drucken, Rechnungskreise 
Abos - Tarife, Produkte verwalten, Abos vorschreiben
Admin - Hier finden Admins das Anwendungslog, die Console, diverse Einstellungen, Rechteverwaltung

UserIn / Mandant
In der rechten oberen Ecke des Bildschirms verbergen sich neben dem Schnellsuchfeld / hinter Username @Mandant:

Mandant: Abhängig von deinen Berechtigungen kannst du hier zu einem anderen Mandanten (Teilorganisation) wechseln. 

Profil: Hier kannst du das Profil des eigenen Userkontos bearbeiten. Hier können Login, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort geändert werden. 
Hier können eine Standard-Quelle und Standard-Kriterien gesetzt bzw. ausgewählt werden. Diese werden bei der Neuanlage von Datensätzen vorausgefüllt und können ggf. überschrieben werden. Hier kann auch die eigene Startseite angepasst werden, z.B. ein Link zu einer häufig verwendeten gespeicherten Abfrage. 
Unter "Benachrichtigungen" können für eine Reihe von Ereignissen E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert werden. 

Gesamthilfe: Übersicht über alle Hilfebeiträge
Logout - Respond verlassen

Hinter dem Glöckchen verbergen sich die aktuellen Benachrichtigungen für den / die aktive UserIn. Wenn ungelesene Nachrichten vorliegen, wird klein / rot auf diese Nachrichten hingewiesen.
 

Sicherheit / Berechtigungen

Marmara-Respond erfüllt die Anforderungen aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Bereich Sicherheit durch Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen („privacy by design/privacy by default“). Als verantwortliche Person für eine Respond-Anwendung musst du ein „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ führen. Marmara-IT stellt dazu eine Vorlage bereit. 
 

Online-Hilfe

 An wichtigen Stellen im Programm findest du hinter
dem Fragezeichen die passende, kontextbezogene Hilfe

Kürzel / Shortcuts:

Zur schnellen Navigation innerhalb von Respond stehen dir die nachstehend aufgelisteten Kürzel zur Verfügung. Diese greifen nur, wenn der Zeiger / Cursor nicht in einem Eingabefeld steht. (Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet.)
Q - Quick / Schnellsuche aufrufen
P - Person, neue Person oder Firma anlegen
L - Liste, zur letzten Ergebnisliste springen
E - Erweiterte Suche öffnen
1-9 - Den Datensatz mit der Nummer X aus der Ergebnisliste auswählen
< >  - Blättern zwischen Datensätzen - hier kann auch v (voriger) oder n - nächster) verwendet werden
+  - erstellt einen neuen Eintrag in Listen, die einen grünen Button mit einem Plus haben.


Variable für Serienbrief / E-Mail

In Serienbriefen oder Serien-E-Mails können die Variablen in der nachstehenden Tabelle verwendet werden. Diese werden immer durch doppelte eckige Klammern eingeschlossen. Z.B.: [[plz]]. Die Groß- / Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Name

Variable für E-Mail und Brief Anmerkung

Vorname

[[vorname]]

Nachname

[[nachname]]

Geburtsdatum

[[geburtsdatum]], [[birthday]]

Quelle

[[quelle]]

Firmenname

[[firmenname]]

Pcode

[[pcode]]

Kurze alphanumerische ID für Anmeldungen

E-Mail

[[email]], [[e-mail]]

Briefanrede

[[briefanrede]],[[personalLetterSalutation]]

Mandantenbriefanrede; wenn leer: Personenbriefanrede; wenn ebenfalls leer: autogenerierte Personenbriefanrede

Personen Briefanrede

[[form_briefanrede]] 

Personenbriefanrede 

Pers. Zahlungsreferenz

[[zahlungsreferenz]],[[pers_zahlungsreferenz]],[[contact_person]]

Für Zahlschein

Anrede

[[anrede]]

Titel

[[titel]]

Straße

[[strasse]]

PLZ

[[plz]]

Ort

[[ort]]

Personenzusatz

[[personenzusatz]]

Anschriftenzusatz

[[Anschriftenzusatz]]

E-Mail 2

[[mail2]], [[email2]], [[e-mail2]]

Telefon (Person)

[[tel]], [[telefon]] 

Buchsumme

[[buchsumme]]

Summe der Buchungen, die für die Person für den Filter zutreffen, der zuvor unter Buchungen->Filter gespeichert wurde

Buchanzahl

[[buchanzahl]]

Anzahl der Buchungen, die für die Person für den Filter zutreffen, der zuvor unter Buchungen->Filter gespeichert wurde

Kostenarten [nach oben]

Erlaubt eine zusätzliche kategorisierung der Buchungen.

Zweckwidmungen [nach oben]

Erlaubt eine zusätzliche kategorisierung der Buchungen.

Buchungsperioden [nach oben]

Buchungsperioden dienen dazu, dass Buchungen nur in einem bestimmten Zeitraum bearbeitbar sind. 

Buchungen die in eine gesperrte Periode fallen, können nicht mehr bearbeitet werden.

Für Organisationen, die die Buchungen aus Respond monatlich mit der Hauptbuchhaltung abgleichen,  wird empfohlen auch monatliche Buchungsperioden zu erstellen.

Schnellsuche [nach oben]

Das Schnellsuchfeld in der Menüleiste oben und jenes unter "Home" (Logo links oben) verhalten sich gleich. Ein Klick auf Home zeigt auch, wie viele Datensätze zuletzt vorhanden waren. Dieser Wert wird nur einmal in der Nacht berechnet und kann deswegen unaktuell sein.
Im Schnellsuchfeld kann nach Vorname, Nachname, Zusatz, Straße, PLZ, Firmenname, IBAN gesucht werden. Respond versucht am Inhalt zu erkennen, was gesucht wird. Eine vier- oder fünfstellige Zahl wird im PLZ-Feld gesucht, ein Ausdruck, in dem "straße", "gasse" oder "platz" vorkommt, wird als Straßenangabe gesucht. Es bewähren sich mehrere kurze Suchausdrücke, z.B.:

In bestimmten Feldern suchen:
str:vorgarten - Suche nach Vorgarten im Feld Straße. 
Suche in speziellen Feldern: vn: nn: plz: f: (oder firma: str: iban: ort:  - es ist jede Kombination möglich; f steht für Firma)
Es kann jeweils auch die Langform, z.B. Nachname, verwendet werden.

Zusatzfelder der Anwendung
Spezifische zusätzliche Felder können in der Schnellsuche mit Prefix durchsucht werden. Wenn eine Anwendung also beispielsweise das Feld "Mobil" bei den Personen hat, kann in der Schnellsuche mittels des Ausdrucks Mobil:[NUMMER] danach gesucht werden.

* als Platzhalter:
Ein * kann Teil des Suchstrings sein. Z.B. *müller findet auch obermüller, oder man*er findet auch Mantler. Am Ende ist der Stern nicht nötig, weil rechts immer mit einem Stern gesucht (trunkiert) wird. Ob links auch trunkiert wird, kann in den Systemeinstellungen festgelegt werden. Damit kann bei kleineren Datenbeständen eine Suche nach "Müller" auch "Obermüller" finden.

! für exakte Suche
Eine Suche nach "mayer" listet auch maier oder meier auf. Ein führendes Rufzeichen, also "!mayer" bringt nur Mayer. 

Wähle den Suchausdruck möglichst so, dass die Ergebnisliste nur wenige Zeilen umfasst und du möglichst wenig eingeben musst!

Nach der Suche kommst du durch Eingabe eines "q" (für "quick", schnell) zurück in das Fenster der Schnellsuche. Der Inhalt wird markiert, sofortiges Schreiben überschreibt den Suchstring. Es ist nicht nötig, mit der Maus in das Suchfeld zu klicken oder den Suchstring zu markieren und zu entfernen. 

Personenliste Export in Mandanten [nach oben]

Exportiert die ausgewählte Personenliste des aktuellen Mandanten in den angegebenen Zielmandanten.

Es sind nur Personenlisten einer bereits gespeicherten Abfrage auswählbar.

Alternativ ist es auch möglich eine Personenabfrage über "Abfragen" - "Personen" zu starten und das Ergebnis über die Exportfunktion ("Export" - "Export in Mandanten") in das "Personenliste" Feld zu übernehmen.

Ergebnisliste [nach oben]

Eine Erweiterte Suche führt zu einer Ergebnisliste. Zuoberst wird die Anzahl der gefundenen Ergebnisse genannt, darunter wird der aktuelle Suchausdruck angezeigt. Rechts oben finden sich die Aktionsmöglichkeiten mit dieser Liste.

Die drei Karteireiter zeigen - abhängig von den Berechtigungen - unterschiedliche Ergebnisse.

Alle gewählten: Zeigt auch Personen aus Mandanten, für die du keine Berechtigungen hast.
Für Aktionen verfügbar: Zeigt jene Datensätze, die du z.B. per E-Mail anschreiben oder exportieren kannst. Also auch Personen aus anderen Mandanten, für die du Berechtigungen für den E-Mail-Versand hast. Nur für diesen Karteireiter werden die Aktionsbuttons rechts oben angezeigt.
Im Mandant: Für diesen Karteireiter (z.B. @Umfeld) werden nur die Datensätze aus dem aktuell gewählten Mandanten angezeigt. Ein Klick auf die Spaltenüberschrift (Vorname, Nachname, Straße ...) sortiert die Ergebnisliste nach der gewählten Spalte, ein weiterer Klick kehrt die Reihenfolge um.

Admins können rechts oben die Information einschalten, zu welchen Mandanten die Datensätze gehören. 

Aktionen mit dieser Auswahl

Abhängig von deinen Berechtigungen und den aktiven Modulen können mit der Auswahl folgende Aktionen ausgelöst werden:
(Die Aktionsbuttons sind nur sichtbar, wenn der Karteireiter "für Aktionen verfügbar" aktiv ist!)

 

Wert setzen - hier kann zB für die aktive Auswahl die Emailadresse auf ' ' (leer) gesetzt werden (weil die Mails alle unzustellbar waren). Oder man kann der aktiven Auswahl eine bereits bestehende Anschrift zuordnen. Dazu muss man zuerst die gewünschte Anschrift suchen, die ID herausfinden (über Anschrift bearbeiten, die Nummer neben Adresse 'ID#') 

Dann setzt man den Wert für "Adresse 1 ID" auf diesen Wert.

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Buchungen - die zur Personenliste passenden Buchungen aufrufen.
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Markierungen hinzufügen oder entfernen - die aktuelle Liste mit einer benutzerspezifischen Markierung versehen oder diese entfernen. Das ist hilfreich, um eine Auswahl in mehreren Schritten zu erstellen / zu verfeinern; zum Beispiel um eine Liste von VIPs zu erstellen, die es bislang nicht als Kriterium gab:

  1. Zuerst in der Erweiterten Suche alle Markierungen von Datensätzen entfernen.
  2. Ich suche nach Kriterien, die meiner Auswahl zumindest nahe kommen, diese Ergebnisse versehe ich jeweils mit einer Markierung.
  3. Ich suche über die Schnellsuche weitere Einzelpersonen und markiere diese.
  4. Ich gehe zur Erweiterten Suche, setze die Suche zurück (Button rechts oben) und wähle dann "Markierung  gesetzt"; damit erhalte ich eine Liste aller Personen, die ich temporär mit einer Markierung versehen habe.
  5. Ich blättere dieses Ergebnis seitenweise durch und entferne bei einzelnen Personen die temporäre Markierung. Diese Datensätze verschwinden sofort aus meiner Auswahl.
  6. Ich ordne der verbleibenden Liste über "Kriterien +/-" ein gemeinsames Kriterium "VIPs" zu.

 Markierungen für die ersten  xxx Personen setzen
Unter jeder Personenliste findet sich eine neue Zeile "Markierungen für die ersten [feld] Personen setzen." Damit ist es möglich, einem Teil der Liste eine Markierung zu setzen, um danach mit diesen weiterzuarbeiten.    
Beispielanwendungsfall: Man macht eine Abfrage der Personen mit einem mindest RFM Wert von 15. Man will aber nur die 1000 wichtigsten beschicken. Man sortiert die Liste absteigend nach RFM, gibt unten in das Feld 1000 ein, und macht eine erneute Abfrage, mit der einzigen Bedingung, dass die Markierungen gesetzt sein müssen. Jetzt hat man die 1000 wertvollsten SpenderInnen identifiziert.

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Kriterien hinzufügen oder entfernen -   Damit kannst du den gerade über die Erweiterte Suche gewählten Personen ein gemeinsames Kriterium zuordnen oder ein vorhandenes Kriterium für diese Auswahl entfernen. 

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Kontakt hinzufügen - alle Personen aus der Auswahl mit einem Kontakt versehen.

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Exportieren als Etiketten - siehe Etiketten. Ermöglicht es, die aktuelle Auswahl als Etiketten auszudrucken. In diesem Fall entsteht ein pdf am Server; das kann je nach Umfang des Vorgangs etwas dauern. Über die Fertigstellung wird mit einer Nachricht (beim Glöckchen) informiert.
Daten exportieren - siehe Datenexport. Die gewählten Daten werden am Server als Excel-File zum Download bereitgestellt.
Serienbrief - siehe Serienbrief. An die Auswahl wird ein personalisierter Serienbrief geschrieben. Das Ergebnis steht wiederum am Server zum Download zur Verfügung. 
Export in Mandanten - siehe Mandantenexport. Die gewählten Personen werden einem anderen Mandanten zur Verfügung gestellt.

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E-Mail - siehe E-Mail-Versand. Den gewählten Personen ein personalisiertes E-Mail senden.

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Entfernen - nur für Admins; die gesamte Liste aus dem aktuellen Mandanten entfernen. Das will gut überlegt sein! 

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Speichern - siehe Gespeicherte Abfragen. Mit dem blauen Disk-Symbol ganz rechts kann die aktuelle Suche mit einem Namen versehen und gespeichert werden.

Versenden mit [nach oben]

Personen bei denen die "Versenden mit" -Funktion aktiviert ist, werden im Export zusammengefasst und nicht als zwei eigenständige Werte in der Excel Tabelle ausgegeben.

Außerdem entstehen am Anfang des Excels 7 Spalten (Anschriften Zeile 1-7) in denen die gemeinsame Anschrift angeführt ist.

Personendetails [nach oben]

Übersicht

So sieht eine Personenübersicht aus, wenn du berechtigt bist, die Person zu bearbeiten (die Person ist in deinem Mandanten angelegt):

So sieht das aus, wenn du eine Person findest, die zwar in der Datenbank enthalten, aber nicht in deinem Mandanten angelegt ist:

Du kannst ggf. "Änderungen melden", diese Nachricht geht an die zuständige Person, oder du kannst die Person in deinen aktuell aktiven Mandanten übernehmen. In diesem Fall musst du eine Quelle angeben, damit bei einer Anfrage dieser Person eruierbar ist, warum diese Person in diesem Datenbestand enthalten ist.

Weiterblättern, Markieren
Links oben wird eine Möglichkeit zum Weiterblättern innerhalb der aktiven Ergebnisliste geboten. Daneben der Stern - in Ocker, ausgefüllt: Markierung für diesen Satz aktiv, per Klick an-/abschaltbar. 
Die diversen Felder einer Person sind sofort bearbeitbar, Person im Detail ansehen = Person bearbeiten. Die Anschrift ist nur dann direkt bearbeitbar, wenn diese Anschrift nicht von anderen Personen genützt wird. Siehe Anschriften-Suche.

Person oder Firma: Hier bitte auswählen, um welchen Typ von Datensatz es sich handelt.
# ID 303 | Kopieren: Etikett | Briefanrede | Beides - schickt diese Daten in die Zwischenablage, zur Weiterverwendung in der Textverarbeitung. Hier werden ggf. auch Kriterien mit Bild und Sperren angezeigt. Hier kann auch ein Bild zum Personendatensatz gespeichert werden (mit der Maus reinziehen).

Aktionsbuttons aus den Personendetails

In der Detailansicht einer Person stehen an Aktionsmöglichkeiten zur Verfügung:

Export
Hier kann eine E-Mai, ein Serienbriefl an diese Person versandt oder die Person als Excel oder in einen anderen Mandanten exportiert werden.

Zusammenführen
Bietet die Möglichkeit, zwei Personendatensätze zu einer Person zu verschmelzen. Kriterien, Kontakte, Buchungen usw. werden auf einen Datensatz zusammengelegt.

Zuerst wird über das Suchfeld der zweite Datensatz gesucht:

 

Nach einer Bestätigung werden die Prioritäten für den Vorgang festgelegt:

Abschließend muss der Datensatz überprüft werden, es kann durch die Verschmelzung zu einer unerwünschten Anreicherung der Daten kommen.

Buchungen
Hier können Buchungen eingesehen oder geändert / angelegt werden. 
Über das + am rechten Ende des Buchungen-Buttons kann eine neue Buchung erstellt werden.
Details siehe Buchungen.

Abos
Abos zu Personen zuordnen oder diese Zuordnungen bearbeiten
Siehe Aboverwaltung

Dokumente
Hier können die zugeordneten Dokumente eingesehen, verwaltet und ergänzt werden.
Siehe Dokumentenverwaltung.

Kontakte
Hier können Kontakte eingesehen oder geändert / angelegt werden. 
Über das + am rechten Ende des Kontakte-Buttons kann ein neuer Kontakt erstellt werden.
Details siehe Kontakte.

Verlauf
Zeigt den Änderungsverlauf für diese Person. Hier werden eine Übersichtsliste der Änderungen und per Klick auf ein Lupensymbol Details zu den Änderungen angezeigt.

Neue Person / Firma
Als "Firma"  angelegte Datensätze stehen später für "Arbeitet bei" bzw. "Mutterorganisation" zur Verfügung und ermöglichen es, Strukturen abzubilden.  Siehe Arbeitet bei /  Mutterorganisation.
Nach der Eingabe von Vorname und Nachname bzw. Straße und PLZ erfolgt im Hintergrund eine Dublettenprüfung: 

Bei der Eingabe eines neuen Datensatzes werden die gängigen Felder der Reihe nach angesprungen. Mit der Enter- bzw. Tabtaste bewegst du dich zwischen den Feldern. 

Die Anrede wird aus einem Drop-Down ausgewählt, fehlende Anreden können unter Admin / Einstellungen bereitgestellt werden. 

Das Titelfeld bietet alle bereits vorhandenen Titel via Autovervollständigen an. Kann jederzeit durch einen neuen Eintrag erweitert werden. 

Die "Position" enthält nur Informationen, welche für die Anschrift relevant sind. Z.B. "Bürgermeisterin". Die Position wird für die automatische Generierung der Briefanrede herangezogen.  Z.B.: 

nachg.: hier wird ggf. der nachgestellte Titel eingefügt, wird in der Briefanrede nicht verwendet.

In den Zusatz kommt z.B. "Abteilung VII/4".  Die Abteilung kann auch in der Anschrift enthalten sein, dann ist die Anschrift eben nur für die Personen aus der betreffenden Abteilung verwendbar. Eine Frage der Abwägung.

E-Mail - diese Mailadresse wird zum Versand von Serien-E-Mails verwendet.
E-Mail 2 - hat reinen Informationscharakter. Hier kann man sich eine zweite bekannte Mailadresse notieren. Ein Klick auf das Tauschen-Symbol tauscht die Mailadressen und setzt den Unzustellbarkeitszähler für E-Mail auf 0. 

Telefon: Die Schreibweise von Telefonnummern wird jeweils hausintern geregelt.

Geschützt: Einzelne Personen oder Anschriften können als "geschützt" gekennzeichnet werden. Diese können nur von UserInnen mit der entsprechenden Berechtigung ("geschützte bearbeiten") bearbeitet werden. Damit kann z.B. eine Organisation besonders sensible Daten vor Veränderung durch wenig erfahrene UserInnen schützen.

Exklusiv: Personen auf keinen Fall anderen Mandanten zur Verfügung stellen, siehe Exklusiv.

Firma zuerst anzeigen:
Ändert die Darstellung von Person / Firma am Etikett bzw. beim Export.


Herr Stefan Muster
Marmara-IT

wird zu:

Marmara-IT
z.H. Herr Stefan Muster

Optionale Felder: Wenn zusätzliche Felder für Personen definiert sind, werden diese hier eingeblendet.

Briefanrede: Wird automatisch generiert, diese kann aber von Hand überschrieben werden. Damit eine solche händisch erstellte Briefanrede nicht bei einer Veränderung an der Person (z.B. Änderung beim Titel) überschrieben wird, kann die Checkbox "Briefanrede nicht überschreiben" gesetzt werden. Diese Briefanrede steht als Variable [[form_briefanrede]] oder [[briefanrede]] in Aussendungen zur Verfügung.

Spenden: Hier wird der Status der Spendenabsetzbarkeit erfasst, siehe Spendenabsetzbarkeit.

Versanddetails: Dieser Bereich wird nur ausgeklappt angezeigt, wenn spezielle Informationen enthalten sind.

"Versenden mit" ermöglicht es, zwei Personen auf einem Etikett anzuschreiben, siehe Versenden mit.

Hier können Sperren / Versandwege definiert werden, siehe bevorzugt / unzustellbar / Sperre für den Umgang mit Sperren.

"Auch als" ermöglicht es, eine Person, die in zwei unterschiedlichen Rollen zweimal in der Datenbank vorkommt, über dieses Feld zu verbinden. Siehe Auch als.

VBPK: Das "verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen" kann ermittelt werden, wenn Vorname, Nachname und Geburtsdatum erfasst sind. Ein Klick auf "Generieren" überprüft im Hintergrund, ob diese Person so im Melderegister vorkommt. Wenn diese Überprüfung fehlschlägt, kann z.B. durch Varianten beim Vornamen (Leopold statt Leo) versucht werden, einen gültigen Eintrag zu finden. Nur mit einem ermittelten VBPK können die Spenden einer Person beim Finanzamt eingereicht werden. Über die Einstellungen kann je Mandante das Generieren von vbpks unterdrückt werden.

Geburtsdatum: Wird getrennt nach Tag, Monat und Jahr erfasst. Wenn eine Firma / Organisation erfasst wird, ist dies das Gründungsdatum.

Arbeitet bei: Mithilfe dieser Zuordnung kann diese Person einer Organisation oder einem Unternehmen zugeordnet werden, auch wenn sich die Anschrift der Firma und die Anschrift der Person unterscheiden. Über das Suchfeld nach Firmenname oder Straße, PLZ suchen. Es werden nur Datensätze gefunden, die als "Firma" angelegt wurden.
Damit können auch Organisations- und Firmenstrukturen abgebildet werden, indem bei der Anlage die "Mutterorganisation" eingetragen wird.   

Anmerkungen: Freie Texteingabe. Diese Anmerkungen sind von allen Mandanten aus einsehbar. Für Anmerkungen, die lediglich für einen Mandanten von Bedeutung sind, bitte das Anmerkungen-Feld unter Mandant & Kriterien rechts unten verwenden.

Erstellt am Zuunterst in der linken Spalete wird angezeigt, wann dieser Satz erstellt und wann dieser zuletzt geändert wurde. Wurde der Satz zuletzt über ein Anmeldevorgang geändert erscheitnt hier: "Zuletzt über Web geändert"

Adresse: 

Bei Einzelpersonen bleibt der Firmenname leer. 
Hier kann eine neue Anschrift angelegt oder eine bestehende Anschrift zugeordnet werden, siehe Adress-Suche.

PLZ, Ort, Straße: Hier steht zur Validierung der erfassten Daten das aktuelle Straßenverzeichnis im Hintergrund zur Verfügung.  
Nach der Erfassung der PLZ werden alle Orte mit dieser PLZ zur Auswahl angeboten. Nach der Auswahl des Ortes stehen unter Straße nur die zutreffenden Straßen zur Auswahl. Das Straßenverzeichnis wird etwa quartalsweise aktualisiert, ist aber nicht perfekt. Das Straßenverzeichnis liefert Vorschläge, die überschrieben werden können.  

Auch eine Adresse kann als "geschützt" gekennzeichnet werden, diese kann nur von eineR UserIn mit dem speziellen Recht zum Bearbeiten von geschützten Datensätzen verändert werden.

Im Bereich der Adresse können ebenfalls zusätzliche Felder bereitgestellt und angezeigt werden.

Zusätzliche Adresse: Infofeld.

Mandant & Kriterien:

Dieser Abschnitt ist spezifisch je Person und Mandant und ist nach der Neuübernahme einer Person in den eigenen Mandanten leer. 
Die Quelle muss ausgefüllt werden. Diese Infos sollen eine Auskunft an die gespeicherte Person ermöglichen, wenn diese nachfragt, woher diese Daten stammen. 

Die spezifische Briefanrede kann für Aussendungen aus diesem Mandanten heraus verwendet werden und enthält in der Regel eine von der förmlichen Briefanrede abweichende, meist persönliche Anrede, z.B. "Lieber Sebastian,". Steht in Briefen und E-Mails als Variable [[pers_briefanrede]] oder[[briefanrede]] zur Verfügung. Wenn die persönliche Briefanrede nicht vorhanden ist, wird auf die formelle Briefanrede ausgewichen.

Mandanten KdNr: Diese mandantenspezifische Kundennummer wird verwendet, wenn immer wieder die gleichen Datensätze aus einer externen Anwendung importiert werden. Beim ersten Importvorgang muss ggf. während des Imports händisch zugeordnet werden. Bei späteren Importvorgängen wird der bestehende Datensatz vom importierten Datensatz mit der passenden Mandanten KdNr ohne Nachfrage überschrieben. Das bedeutet, dass Änderungen an diesen Personen nur in der externen Datenbank vorgenommen werden sollten.

IBAN: Wird in der Regel beim Verbuchen von Spenden / Zahlungen mit einem Bankdatenträger befüllt. Beim Verbuchen wird überprüft, ob die IBAN der einzahlenden Person bereits im System vorkommt und die passende Person automatisch zugeordnet. 
Es stehen zwei IBAN-Felder zur Verfügung. Wenn ein spezifisches Feld für diesen Mandanten angelegt wird, das im Feldnamen "IBAN" enthält, wird dieses Feld ebenfalls durchsucht, um Zahlungen automatisch einer Person zuordnen zu können.

Kriterien:
Hier können einer Person Kriterien zugeordnet werden bzw. werden die zugeordneten Kriterien angezeigt. Es werden auch Kriterien aus anderen Mandanten angezeigt, wenn der / die aktive UserIn auch im anderen Mandanten entsprechende Rechte hat. Die Kriterien können über den Link "Kriterien" aufgerufen und ausgewählt werden. Alternativ können Kriterien direkt in das Feld geschrieben werden. Nach der Eingabe von zumindest drei Buchstaben startet eine Volltextsuche, "zeit" findet z.B. Tageszeitungen und Wochenzeitungen. Die jeweils ersten beiden Buchstaben der hierarchisch übergeordneten Kriterien werden zur besseren Orientierung mit angezeigt. Ein Klick auf die Lupe zeigt die Kriterien in der hierarchischen Ordnung. Siehe auch Kriterien.

Die mandantenspezifischen Anmerkungen sind nur innerhalb des Mandanten zu sehen. Anmerkungen, die sich an UserInnen aus allen Mandanten richten, sollten in den Anmerkungen zur Person eingetragen werden.

In folgenden Mandanten: Abhängig von den Rechten der UserInnen werden jene Mandanten genannt, in denen die Person vorkommt. Um die mandantenspezifischen Anmerkungen zu dieser Person in einem anderen Mandanten zu sehen, muss über den Menüpunkt Username @Mandant ganz rechts oben ein Mandantenwechsel in diesen Mandanten erfolgen.

Sperren [nach oben]

Im Feld "Sperren" kann ausgewählt werden, ob bestimmte Sperren (Post/E-Mail/Generalsperre) für die Suche berücksichtigt werden sollen, oder nicht.

Im Feld "unzustellbar" kann zwischen "max" und "min" ausgewählt werden (bezieht sich auf die erste Spalte von Post und E-Mail). 

"Sperre" gibt an, ob eine Post-Sperre/keine Post-Sperre in die Suche mit einbezogen werden soll, oder nicht.

In "Generalsperre"  kann die Art der Generalsperre ausgewählt werden, die die gefunden Personen haben sollen, oder ob die Generalsperre ignoriert werden soll.

Geschützt [nach oben]

Einzelne Personen oder Anschriften können als "geschützt" gekennzeichnet werden. Diese können nur von UserInnen mit der entsprechenden Berechtigung ("geschützte bearbeiten") bearbeitet werden. Damit kann z.B. eine Organisation besonders sensible Daten vor Veränderung durch wenig erfahrene UserInnen schützen.
Durch den Schutz sind auch Kriterien vor Veränderung durch normale UserInnen geschützt.

Exklusiv [nach oben]

Als "Exklusiv" gekennzeichnete Datensätze werden bei der Suche in anderen Mandanten und ohne entsprechende Berechtigungen nicht angezeigt. Geeignet, um z.B. Promis zu verbergen.

Spendenabsetzbarkeit [nach oben]

Hier abgelegte Werte werden beim Einbuchen von Zahlungen vorgeschlagen.

*) Damit eine Spende automatisiert an das Finanzamt gemeldet werden kann, muss die Person (in der Regel) über Vorname, Nachname und Geburtsdatum eindeutig identifizierbar sein. Schon während der Eingabe kann geprüft werden, ob die Daten stimmen und ausreichen. Das kann z.B. mit Rupert anstelle von Pert versucht werden. Personendatensätze mit Eingaben in den genannten drei Feldern werden im Zuge eines nächtlichen Jobs um das VBPK ergänzt (sofern ermittelbar).

Versenden mit [nach oben]

Wenn hier eine weitere Person gewählt und zugeordnet wird (zum Suchen Vorname, Nachname, Straße, PLZ in das Suchfeld eintragen), erhalten die verbundenen Personen postalische Zusendungen gemeinsam. Hilft Porto sparen.  

Auch als [nach oben]

Mit diesem Feld können die Datensätze einer Person, die in zwei unterschiedlichen Rollen zweimal in der Datenbank vorkommt, miteinander verbunden werden. Um den zweiten Personendatensatz zu finden, gibt man Vorname, Nachname, Straße, PLZ in das Suchfeld ein. Sobald die Datensätze verbunden sind, kann über den Link "Auch als" zwischen den Datensätzen gewechselt werden. Damit kann z.B. ein Journalist, der privat auch ein Spender ist, in beiden Rollen in der Datenbank vorkommen. Über die Zuordnung von Kriterien regelst du, welche Aussendungen diese Person bekommen soll.

Versanddetails und Sperren:  [nach oben]

Sperren je Person werden so realisiert:
Diese Person war z.B. auf dem Postweg einmal unerreichbar, per E-Mail sieben Mal unerreichbar. Die Person hat eine E-Mail-Sperre eingetragen, aber keine Generalsperre.

Generalsperre: Kann die Werte "Keine", "Verstorben", oder "Sonstige" annehmen. Diese Personen werden nicht angeschrieben oder exportiert. Die Generalsperre steht als Standard auf "Keine". 
Keine Generalsperre: Die Person darf angeschrieben und exportiert werden.
Sonstige: Es liegt ein spezieller Grund für die Sperre vor, diesen bitte im Feld Anmerkungen (zur Person) eintragen. Z.B. "ist für zwei Jahre in den USA".
Verstorben:  Person ist verstorben, wird aber aus praktischen und rechtlichen Gründen nicht gleich aus der Datenbank gelöscht (z.B. wenn bei der Person eine Spende aus jüngerer Zeit eingebucht ist). Verstorbenen Personen ggf. ein zusätzliches Kriterium "Verstorben 2017" zuordnen, damit später als "Verstorben" markierte Datensätze gelöscht bzw. anonymisiert werden können.

In der Erweiterten Suche kann gezielt nach gesperrten Datensätzen gesucht werden, z.B. um diese nachzubearbeiten.

Postsperre E-Mail-Sperre:
Für jeden Datensatz kann eine generelle Postsperre und eine generelle E-Mailsperre eingetragen werden. Zusätzlich gibt es jeweils einen Zähler, um die Anzahl der nicht erfolgreichen Zustellversuche zu erfassen. Es wird nicht sofort gesperrt, wenn ein Poststück oder eine E-Mail als unzustellbar zurück kommt. Es wird lediglich der jeweilige Unzustellbarkeitszähler um den Wert 1 erhöht. Ein Klick auf Reset stellt beide Zähler zurück.

Einzelne Zusendungen sperren
Um eine Person von einzelnen Zusendungen auszuschließen, werden Kriterien verwendet, z.B. "Abmeldungen / Abmeldung Kampagnen E-Mail-Newsletter".

Bevorzugter Kommunikationsweg: 
Hier kann definiert werden, ob die Person bevorzugt per Brief oder per E-Mail kontaktiert werden will. Dies kann als Grundlage zur Steuerung der Aussendungen verwendet werden.

Personen löschen
Wird eine Person in einem Mandanten gelöscht, kann die gleiche Person vielleicht in einem anderen Mandanten noch von Bedeutung sein. Eine Löschung im eigenen Mandanten führt also zu keiner generellen Löschung der Person. Nur wenn ein Personendatensatz in keinem Mandanten mehr genützt wird und keine Buchungs-, Mitglieds- oder Abodaten vorliegen, kann der Datensatz generell gelöscht werden.

Eine im eigenen Mandanten gelöschte Person ist bei der Suche (so wie andere Personen aus fremden Mandanten) weiterhin sichtbar. Admins können diese Personendatensätze sofort vollständig löschen, wenn diese nicht mit nicht-löschbaren Inhalten verknüpft sind, z.B. mit einer Buchung.

Hier wird demnächst eine Option zum Anonymisieren eines Datensatzes angeboten werden.

Arbeitet bei [nach oben]

Per Eingabe in dieses Feld kann diese Person einer Organisation oder einem Unternehmen zugeordnet werden, auch wenn sich die Anschrift der Firma und die Anschrift der Person unterscheiden.  Über das Suchfeld nach Firmenname oder Straße, PLZ suchen. Es werden nur Datensätze gefunden, die als  "Firma" angelegt wurden.

Antwort E-Mail [nach oben]

An die angegebene "Antwort E-Mail" werden Emails zugestellt, bei denen die EmpfängerInnen auf "antworten" geklickt haben.

Adresse  [nach oben]

Im linken, oberen Bereich kann ein Personendatensatz mit der passenden Adresse verbunden werden. Gib dazu in das Anschriften-Suchfeld - analog zur Schnellsuche - Firmenname, Straße, PLZ, Vorname, Nachname einer an dieser Anschrift vermuteten Person ein. 


Tipp: Wenn der Firmenname Leerzeichen enthält, nicht vergessen, den Suchausdruck unter Anführungszeichen zu setzen (z.B. "Marmara IT"). Die gefundenen Adressen werden eingeblendet und können per Klick ausgewählt werden.

Einer Anschrift können beliebig viele Personen zugeordnet sein, das reduziert den Wartungsaufwand; übersiedelt die ganze Firma, braucht lediglich eine Adresse angepasst zu werden.

Wird keine passende Anschrift gefunden, kann einfach eine neue Anschrift angelegt werden. 

Das Bearbeiten einer mehrfach genützten Adresse (roter Hintergrund = nicht direkt änderbar) muss man durch einen Klick auf den Stift-Button auslösen. Damit soll das irrtümliche Ändern einer Anschrift vermieden werden. Beim Stift-Button sieht man, wie viele Personendatensätze dieser Anschrift zugeordnet sind. Der Button "Neu+" ermöglicht es, eine neue Anschrift zu erstellen.

Zusätzliche Adresse [nach oben]

Hier kannst du eine zusätzliche Anschrift hinterlegen. Dient lediglich als Notiz, ist mit keiner Funktionalität verbunden.

Quelle [nach oben]

Hier steht jene Information, die man braucht, wenn die gespeicherte Person anruft und nachfragt, woher deine Organisation diese Daten hat. Diese Information kann innerhalb einer Organisation je Mandant unterschiedlich sein. Z.B. steht im Mandant "Presse" dabei, dass die Person im Internet recherchiert wurde. Im Mandant Fundraising könnte z.B. stehen "Spender Kurierbeilage 2017".
Es kann ein beliebiger Wert eingegeben werden.

Mandantenspezifische Briefanrede [nach oben]

Abweichend zur Haupt-Briefanrede kann hier für Personen in deinem Mandanten eine andere Briefanrede abgelegt werden. Z.B. könnte der Pressebereich spezifische Anreden hinterlegen und diese Personen mit spezifischen Anreden versehen. 
Diese Briefanrede steht in Briefen und E-Mails mit diesen Variablen zur Verfügung:

[[pers_briefanrede]] oder [[briefanreden]] liefern die persönliche, mandantenspezifische Briefanrede; wenn diese leer ist, wird die normale Briefanrede verwendet, das ist die  [[form_briefanrede]] bzw. [[briefanrede]].

Neue Person / Firma anlegen [nach oben]


Als "Firma"  angelegte Datensätze stehen später für "Arbeitet bei" bzw. "Mutterorganisation" zur Verfügung und ermöglichen es, Strukturen abzubilden.  Siehe Arbeitet bei /  Mutterorganisation.

Bei der Neueingabe von Datensätzen werden die gängigen Felder der Reihe nach angesprungen. Mit der Enter- bzw. Tabtaste bewegst du dich zwischen den Feldern. 

Die Anrede wird aus einem Drop-Down ausgewählt, fehlende Anreden können unter Admin / Einstellungen bereitgestellt werden. 
Das Titelfeld bietet alle bereits vorhandenen Titel via Autovervollständigen an. Kann jederzeit durch einen neuen Eintrag erweitert werden. 

Die Position enthält nur Informationen, welche für die Anschrift relevant sind. Z.B. "Bürgermeisterin". Die Position wird für die automatische Generierung der Briefanrede herangezogen.  Z.B.: 

nachg.: Hier wird ggf. der nachgestellte Titel eingefügt, wird in der Briefanrede nicht verwendet.


Nach der Eingabe von Vorname und Nachname bzw. Straße und PLZ erfolgt im Hintergrund eine Dublettenprüfung. 

In den Zusatz kommt z.B. "Abteilung VII/4".  Die Abteilung kann auch in der Anschrift enthalten sein, dann ist die Anschrift eben nur für die Personen aus der betreffenden Abteilung verwendbar. Eine Frage der Abwägung.

E-Mail - diese Mailadresse wird zum Versand von Serien-E-Mails verwendet.
E-Mail 2 - hat reinen Informationscharakter. Hier kann man sich eine zweite bekannte Mailadresse notieren. Ein Klick auf das Tauschen-Symbol tauscht die Mailadressen und setzt den Unzustellbarkeitszähler für E-Mail auf 0. 

Telefon: Die Schreibweise von Telefonnummern wird jeweils hausintern geregelt.

Geschützt: Einzelne Personen oder Anschriften können als "geschützt" gekennzeichnet werden. Diese können nur von UserInnen mit der entsprechenden Berechtigung ("geschützte bearbeiten") bearbeitet werden. Damit kann z.B. eine Organisation besonders sensible Daten vor Veränderung durch wenig erfahrene UserInnen schützen.

Exklusiv: Siehe Exklusiv.

Firma zuerst anzeigen:
Ändert die Darstellung von Person / Firma am Etikett bzw. beim Export.


Herr Stefan Muster
Marmara-IT

wird zu:

Marmara-IT
z.H. Herr Stefan Muster

Wenn für den Personendatensatz zusätzliche Felder definiert sind, werden diese hier eingeblendet.

Briefanrede: Wird automatisch generiert, diese kann aber von Hand überschrieben werden. Damit eine solche händisch erstellte Briefanrede nicht bei einer Veränderung des Personendatensatzes  (z.B. Änderung des Titels) überschrieben wird, kann die Checkbox "Briefanrede nicht überschreiben" gesetzt werden. Diese Briefanrede steht als Variable [[form_briefanrede]] in Aussendungen zur Verfügung.

Spenden: Siehe Spendenabsetzbarkeit.

Versanddetails: Dieser Bereich wird nur ausgeklappt angezeigt, wenn spezielle Informationen enthalten sind.
"Versenden mit" ermöglicht es, zwei Personen auf einem Etikett anzuschreiben, siehe  Versenden mit.

Hier können Sperren / Versandwege definiert werden, siehe bevorzugt / unzustellbar / Sperre für den Umgang mit Sperren.

"Auch als" ermöglicht es, die Datensätze einer Person, die in zwei unterschiedlichen Rollen zweimal in der Datenbank vorkommt, miteinander zu verbinden. Siehe Auch als.

VBPK: Das "verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen" kann ermittelt werden, wenn Vorname, Nachname und Geburtsdatum erfasst sind. Ein Klick auf "Generieren" überprüft im Hintergrund, ob diese Person so im Melderegister vorkommt. Wenn diese Überprüfung fehlschlägt, kann z.B. durch Varianten beim Vornamen (Leopold statt Leo) versucht werden, einen gültigen Eintrag zu finden. Nur mit einem ermittelten VBPK können die Spenden einer Person beim Finanzamt gemeldet werden.

Geburtsdatum:
Wird getrennt nach Tag, Monat und Jahr erfasst. Wenn eine Firma / Organisation erfasst wird, ist dies das Gründungsdatum.

Arbeitet bei: Per Eingabe in dieses Feld kann diese Person einer Organisation oder einem Unternehmen zugeordnet werden, auch wenn sich die Anschrift der Firma und die Anschrift der Person unterscheiden. Über das Suchfeld nach Firmenname oder Straße, PLZ suchen. Es werden nur Datensätze gefunden, die als  "Firma" angelegt wurden.
Damit können auch Organisations- und Firmenstrukturen abgebildet werden, indem bei der Anlage die "Mutterorganisation" eingetragen wird.   

Anmerkungen: Freie Texteingabe. Diese Anmerkungen sind von allen Mandanten aus einsehbar. Für Anmerkungen, die lediglich für einen Mandaten von Bedeutung sind, bitte das Anmerkungen-Feld unter Mandant & Kriterien rechts unten verwenden.

Adresse: 

Bei Einzelpersonen bleibt der Firmenname leer. 
Hier kann eine neue Anschrift angelegt oder eine bestehende Anschrift zugeordnet werden, siehe Adress-Suche.

PLZ, Ort, Straße: Hier steht zur Validierung der erfassten Daten das aktuelle Straßenverzeichnis im Hintergrund zur Verfügung.  
Nach der Erfassung der PLZ werden alle Orte mit dieser PLZ zur Auswahl angeboten. Nach der Auswahl des Ortes stehen unter Straße nur die zutreffenden Straßen zur Auswahl. Das Straßenverzeichnis wird etwa quartalsweise aktualisiert, ist aber nicht perfekt. Das Straßenverzeichnis liefert Vorschläge, die überschrieben werden können.  

Auch eine Adresse kann als "geschützt" gekennzeichnet werden, diese kann nur von eineR UserIn mit dem speziellen Recht zum Bearbeiten von geschützten Datensätzen verändert werden.

Im Bereich der Adresse können ebenfalls zusätzliche Felder bereitgestellt und angezeigt werden.

Zusätzliche Adresse: Ein Infofeld ohne Funktionalität.

Mandant & Kriterien:

Dieser Abschnitt ist spezifisch je Person und Mandant und ist nach der Neuübernahme einer Person in den eigenen Mandanten leer. 
Die Quelle muss ausgefüllt werden. Diese Infos sollen eine Auskunft an die gespeicherte Person ermöglichen, wenn diese nachfragt, woher diese Daten stammen. 

Die spezifische Briefanrede kann für Aussendungen aus diesem Mandanten heraus verwendet werden und enthält in der Regel eine von der förmlichen Briefanrede abweichende, meist persönliche Anrede, z.B. "Lieber Sebastian,".

Mandanten KdNr: Diese mandantenspezifische Kundennummer wird verwendet, wenn immer wieder die gleichen Datensätze aus einer externen Anwendung importiert werden. Beim ersten Importvorgang muss ggf. während des Imports händisch zugeordnet werden. Bei späteren Importvorgängen wird der bestehende Datensatz vom importierten Datensatz mit der passenden Mandanten KdNr ohne Nachfrage überschrieben. Das bedeutet, dass Änderungen an diesen Personen nur in der externen Datenbank vorgenommen werden sollten.

IBAN: Wird in der Regel beim Verbuchen von Spenden / Zahlungen mit einem Bankdatenträger befüllt. Beim Verbuchen wird überprüft, ob die IBAN der einzahlenden Person bereits im System vorkommt und die passende Person automatisch zugeordnet. 
Es stehen zwei IBAN-Felder zur Verfügung. Wenn ein spezifisches Feld für diesen Mandanten angelegt wird, das im Feldnamen "IBAN" enthält, wird dieses Feld ebenfalls durchsucht, um Zahlungen automatisch einer Person zuordnen zu können.

Kriterien:

Hier können einer Person Kriterien zugeordnet werden bzw. werden die zugeordneten Kriterien angezeigt. Es werden auch Kriterien aus anderen Mandanten angezeigt, wenn der / die aktive UserIn auch im anderen Mandanten entsprechende Rechte hat. Die Kriterien können über den Link "Kriterien" aufgerufen und ausgewählt werden. Alternativ können Kriterien direkt in das Feld geschrieben werden. Nach der Eingabe von zumindest drei Buchstaben startet eine Volltextsuche, "zeit" findet z.B. Tageszeitungen und Wochenzeitungen. Die jeweils ersten beiden Buchstaben der hierarchisch übergeordneten Kriterien werden zur besseren Orientierung mit angezeigt.

Ein Klick auf die Lupe zeigt die Kriterien in der hierarchischen Ordnung. 

Die mandantenspezifischen Anmerkungen sind nur innerhalb des Mandanten zu sehen. Anmerkungen, die sich an UserInnen aus allen Mandanten richten, sollten in den Anmerkungen zur Person eingetragen werden.

Datenimport [nach oben]

Unter Verwaltung / Import findet sich der Datenimport. Berechtigte UserInnen können Excel-Tabellen in die Datenbank importieren. Die Spalten in der Importdatei müssen entsprechend benannt sein. Es kann z.B. eine Tabelle importiert werden, die nur eine Spalte "Email" hat. Kommt in der Importtabelle ein unbekannter Spaltenname vor, gibt es eine Fehlermeldung und der Import bricht ab.

Download einer Tabelle mit allen möglichen Feldnamen für Import

Sinnvolle Mindestanforderungen an zu importierende Daten: Download Standardfelder

E-Mail (Spaltenname "Email") oder Anrede, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort. 

Zum automatischen Erstellen einer Briefanrede müssen Anrede und Nachname vorhanden sein.

 

Hier muss die Excel-Datei (xls oder xlsx) ausgewählt werden. Bestehende Daten mit einer Markierung "geschützt" können beim Importieren gegen Veränderungen geschützt werden. Da neu angelegte Datensätze immer eine Quelle enthalten müssen, muss auch beim Import eine Quelle angegeben werden. Diese Quelle kann entweder pauschal für die ganze Datei eingetragen werden, oder der Wert kommt aus der Spalte "Quelle" in der Importdatei.
Die importierten Datensätze können ein Kriterium oder mehrere Kriterien beim Import erhalten.

Für jeden Import muss ein Kontakt angelegt werden. In der Regel wird hier beschrieben, welche Personen importiert werden. Der Kontakt erlaubt danach eine eindeutige Zuordnung von Personen, die von einem Import betroffen waren.

 

Im Abschnitt "Dubletten Abgleich" kann das Verhalten der Schnittstelle beeinflusst werden. Hier wird festgelegt, ob bestehende oder importierte Datensätze Priorität haben sollen. Wenn eine Spalte mit dem letzten Änderungsdatum mit importiert wird, kann dieses Datum den Vorrang steuern. "Manuell" bedeutet, dass bei jedem Datensatz manuell entschieden werden muss.

Die E-Mail Adresse als Merkmal für Eindeutigkeit:
Eindeutig, wenn Vor- und Nachname gleich oder leer sind - das ist in der Regel die beste Option mit geringem Risiko für bestehende Daten. Wenn z.B. eine Mailadresse familie-ortner@gmail / Johann Ortner importiert werden soll und in der Datenbank eine Maria Ortner mit dieser Mailadresse vorhanden ist, wird nicht automatisch überschrieben. 

Beim Feld "Straße" kann auf die ersten vier Buchstaben oder den gesamten Feldinhalt überprüft werden. Wir empfehlen, den gesamten Feldinhalt von "Straße" zu vergleichen.

Wenn benötigte Daten fehlen (z.B. kein Kontakt angelegt), gibt es eine Warnung.
Sind alle Parameter eingestellt, kann die Datei hochgeladen werden. Nach dem Hochladen wird geprüft, ob alle Spalten zugeordnet werden können. Ist dies nicht der Fall, wird über die fehlerhafte Spalte informiert. Die Datei muss angepasst und neuerlich hochgeladen werden.

Wenn alle Spalten eindeutig sind, beginnt nun der Importjob im Hintergrund. Je nach Datenmenge kann dies mehrere Stunden dauern. Kleine Bestände mit einigen hundert Datensätzen werden binnen weniger Minuten eingespielt. Das Ende des Importvorgangs wird als Nachricht beim Glöckchen angezeigt. Die verbleibenden, unklaren Datensätze werden nach einem neuerlichen Aufruf des Bereiches Verwaltung / Import vorgelegt. Wenn unter Priorität "manuell" gewählt wird, werden alle Datensätze den UserInnen zur Entscheidung vorgelegt.

Die von einem Importvorgang betroffenen Datensätze lassen sich über den Kontakt wieder finden. Erfolgte Veränderungen lassen sich über den Verlauf einsehen.

Nach dem Import sollten die Importierten auf Sperren überprüft werden. (Abfrage nach Kontakt und Sperren)

Umgang mit Dubletten beim Import [nach oben]

Datensätze, welche nicht eindeutig als neu oder als vorhanden eingeordnet werden, können nicht automatisch importiert werden. Diese bleiben in der Importschnittstelle für die Weiterbearbeitung.

Ganz links oben wird die Anzahl der noch unerledigten Datensätze angezeigt.
In diesem Fall soll eine Person (das Duplikat links) importiert werden, im vorhandenen Bestand existiert aber bereits eine Person mit gleichem Vor- und Nachnamen. Da ein identer Name alleine kein ausreichender Grund für eine automatische Verschmelzung der beiden Datensätze ist, muss der / die UserIn von Hand entscheiden. 

Rechts kann mit Hilfe des Suchfeldes nach in Frage kommenden Datensätzen / Personen / Anschriften gesucht werden. Diese werden als Liste angezeigt. Im konkreten Fall wurde eine Person in Graz gefunden. 

Alle Duplikate verwerfen: Alle noch unverarbeiteten Datensätze aus der Importschnittstelle werden verworfen.

Kriterien [nach oben]

Damit sind Zuschreibungen zu und Eigenschaften von Personen / Firmen gemeint. Diese Kriterien können - abhängig von der entsprechenden Berechtigung - jederzeit neu angelegt oder geändert / gelöscht werden. Die Kriterien sind hierarchisch organisiert. Es sind unbegrenzt viele Ebenen möglich, mehr als vier Ebenen sollten nie nötig sein. In diesem Beispiel ist ein regionales Kriterium "Afrika" vorhanden. Darunter ist "Westafrika" und unter Westafrika kommt "Ghana". Damit sind Abfragen allgemein nach Afrika oder eingeschränkt auf Westafrika oder präzise zu Ghana möglich.

 

In der Kriterienliste ist stets zu sehen, wie viele Datensätze von einem Kriterium betroffen sind. In der eingeklappten Kriterienliste wird mit einem + angezeigt, dass Unterkriterien vorhanden sind. Die Liste kann vollständig oder für den aktuell angemeldeten Mandanten ausgeklappt werden. Ein Klick auf die Anzahl der Personen öffnet diese Auswahl als Ergebnisliste.

Kriterium erstellen

Mit dem Button "neues Kriterium +" kann ein neues Kriterium angelegt werden. Ein Klick auf ein Kriterium öffnet dieses zum Bearbeiten. Hier kann der Name des Kriteriums, dessen Zugehörigkeit zu einem Eltern-Kriterium und eine Beschreibung erfasst werden.

Wird zu einem Kriterium ein Bild / Logo hochgeladen, werden von diesem Kriterium betroffene Datensätze gleich mit diesem Bild / Logo angezeigt.

Du bekommst zu einer Person alle Kriterien angezeigt, die aus Mandanten kommen, für die du Berechtigungen hast. Kriterien allgemeiner Natur, z.B. "Beruf / Lehrer / AHS-Oberstufe", die in mehreren Bereichen deiner Organisation von Bedeutung sind, können in einem eigenen Mandanten "Allgemeine Kriterien" abgelegt werden, damit die Zuständigen aus dem Bildungsbereich und der Öffentlichkeitsarbeit diese gleichermaßen verwenden können.

In komplexen Organisationen empfehlen wir, die Kriterien der obersten Ebene mit einem Präfix zu versehen, der auf den Mandanten schließen lässt.
Z.B. könnte es im Mandant "Presse" ein Kriterium "Pr-Abmeldungen" geben und im Mandant "Umfeld" eines mit "Um-Abmeldungen".   

Kriterien sind die effektivste Möglichkeit, die Personen zu strukturieren und mittels Abfragen auf spezielle Segmente zuzugreifen.

Kontakte [nach oben]

Als Kontakte werden Ereignisse mit den Personen aus der Zielgruppe bezeichnet. Das können z.B. sein: Serien-E-Mail, telefonischer / persönlicher Kontakt, Datenimport, Datenexport, Brief, Sonstiges. Kontakte können sich entweder nur auf eine Person oder auf eine große Gruppe von Personen beziehen. Sie beinhalten je nach Typ unterschiedliche Informationen, z.B. Titel, Beschreibung, Typ, Datum.

Kontakte können generell für deinen Mandanten unter Verwaltung / Kontakte eingesehen, gefiltert und bearbeitet werden. 

Ausgehend von einer einzelnen Person kann die Kontakt-Geschichte dieser Person eingesehen oder ein neuer Kontakt angelegt werden. 

Im Fall von E-Mail-Versand kann über den Kontakt der Verteiler, der Inhalt der Nachricht und die Zustell-Statistik eingesehen werden. Wenn der Kontakt z.B. durch einen Datenexport oder durch einen Etikettendruck entstanden ist, können über den Kontakt die damit entstandenen Dateien (Excel oder pdf) heruntergeladen werden. 

Nicht manuelle Kontakte umbenennen:
Kontakten wie z.B. Export, Serienbriefe, Anmeldungen, usw. kann in der Detailansicht des Kontakts mit dem Button "Umbenennen" eine neue Bezeichnung gegeben werden. Diese können aber nicht bearbeitet werden.

Fehler beim E-Mailversand / Bounces
Nach einem Massenmail-Versand werden neben dem Kontakt für die erfolgreich versanten Mails zwei weitere Kontakte angelegt:

Bounces von Kontaktname: beinhaltet alle Personen, die aufgrund von Servermeldungen nicht zugestellt werden konnten
Versandfehler von Kontaktname: Beinhaltet alle Personen, welche aufgrund einer fehlenden oder nicht funktionellen Mailadresse erst gar nicht verschickt werden konnten.
Diese Personen können durch Klick auf die Anzahl zur Nacharbeit aufgerufen werden (Liste mie E-Mail drucken, E-Mail-Feld leeren mittels "Wert seten")   

Zeitverlauf von An- / Abmeldungen
Kontakten vom Typ "Anmeldung" beinhalten die Interaktionen über definierte Anmeldevorgänge. Die Kontakte können auf den Typ "Anmeldung" gefiltert werden. Zu jedem dieser Kontakte wird ein zeitlicher Verlauf gespeichert. Hier kann man sehen, wann sich wie viele Personen via dem An- oder Abmeldeformular rückgemeldet haben.

Dokumente [nach oben]

Erreichbar unter Verwaltung / Dokumente und von der Detailanzeige zu einer Person aus. Im Dokumente-Ordner einer Person sind ggf. auch Dokumente aus anderen Mandanten zu sehen, sofern eine entsprechende Berechtigung vorhanden ist.


Unter Verwaltung / Dokumente stehen folgende Systemordner zur Verfügung:
*Buch - Dokumente in Sachen Buchhaltung, hier finden sich Unterordner für Rechnungen und Mahnungen
*Serienbrief - erstellte Serienbriefe als pdf
*Excel - Datenexporte im pdf-Format
*Etiketten - erstellte Etiketten als pdf
*Sonstiges 

Darüber hinaus können Ordner und Unterordner angelegt werden. Ein Rechtsklick auf ein Element bietet Optionen (Löschen, Verschieben, ...).

Ein Doppelklick öffnet das Eigenschaften-Fenster des Dokuments mit der Option, dieses Dokument einzelnen Personen zuzuordnen oder in anderen Mandanten ebenfalls zugänglich zu machen.

Dokumente können auch direkt zu einer Person hochgeladen werden. In diesem Fall landet das Dokument im Hauptordner, kann aber nachträglich über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in einen speziellen Ordner verschieben. Mehrere Dokumente können mit gedrückter Strg Taste gemeinsam markiert und verschoben werden.


 


 

Post-Unzustellbarkeiten [nach oben]

Wenn postalische Aussendungen mit einem Scancode versehen werden, können hier die Rückläufe mit einem Handscanner verarbeitet werden.

Den Grund der Unzustellbarkeit in das Feld "Grund" eintragen und per Tab-Taste in das Feld Kundennummer springen. Nun hält man den Scancode vor den Scanner. Die Person wird gesucht, der Unzustellbarkeitszähler Post um +1 erhöht und der Grund bei den Personenanmerkungen zusätzlich zu bestehenden Anmerkungen eingetragen (im Format: "Unzustellbar: 28.12.2017 Grund der Unzustellbarkeit").

Beim Einlesen von Unzustellbarkeiten (Post-Retouren) gibt es die Möglichkeit, die eingelesenen Datensätze direkt mit einer Markierung oder einer Postsperre zu versehen.

Bankdatenträger einlesen [nach oben]

Über Buchhaltung / Datenträger einlesen können Camt-Datenträger hochgeladen und verbucht werden. Es können Camt53 und Camt54 Formate verarbeitet werden. Nach dem Einlesen werden die Buchungen über den Menüpunkt Buch / Buchungen.

In den Anwendungseinstellungen, bzw von Marmara-IT kann eingestellt werden, welches Datum beim Einlesen von Bankdatenträger als Buchungsdatum angenommen wird. Zur Auswahl steht das Valutadatum, das Buchungsdatum, oder das Kontoauszugsdatum.

Neu eingelesene Buchungszeilen sind nicht als "kontrolliert" gekennzeichnet. Im Buchungsfilter gibt es die Möglichkeit die kontrollierten auszublenden, ist die Checkbox gesetzt, werden nur die noch nicht zugeordneten angezeigt.

Vorgangsweise zum Abstimmen eines Bankdatenträgers

Summe überprüfen
Summe eine Bankdatenträgers kontrollieren: Nach dem Einlesen eines Bankdatenträgers den Punkt Buchungen aufrufen.

Dann eine Buchung des Tages aufrufen und auf "Alle Buchungen eines Bankdatenträgers anzeigen" klicken - selektiert alle anderen Buchungen, die mit dieser Buchung mitgekommen sind. Am Ende der Buchungen die Checkbox bei "Summen anzeigen" setzen.


Die angezeigten Werte müssen mit dem Papier-Bankbeleg übereinstimmen. 


Buchungen kontrollieren, ändern
Jede Buchung, die mittels eines Datenträgers eingespielt wurde, muss kontrolliert werden. In der ersten Zeile sehen wir eine Buchung mit einem roten Fragezeichen, diese konnte nicht zugeordnet werden. Die IBAN war noch nicht bekannt. Da das sendende Konto das Konto eines Paares war, war auch eine Zuordnung aufgrund des Namens nicht möglich. In diesem Fall die Buchung mittels Stift-Button öffnen. Meist lässt sich aus dem angezeigten Datenträger-Zusatz (siehe Grafik bei Summe überprüfen) der / die SpenderIn ableiten. Einen aussagekräftigen Teil der Anschrift in das Personensuchfeld eingeben und die Person zuordnen. Wenn die Person noch nicht im System ist, wird diese neu angelegt.

Die beiden weiteren Buchungen sind mit einem gelben Symbol gekennzeichnet. Das bedeutet, dass die Buchung automatisch einer Person zugewiesen werden konnte. Unter dem gelben Symbol findet sich der Grund für die erfolgreiche Zuordnung (Eindeutiger Name, IBAN, GebDat & Name ...).

In der Spalte nach der Bank-Spalte wird die Zuordnung zu einer Aktion / Kampagne angezeigt. In unserem Beispiel sind die Spenden noch keiner Aktion / Kampagne zugeordnet. 

Wenn die Person, die Kampagne und ggf. eine Kostenstelle zugeordnet sind, kann die Buchung wieder geschlossen werden. Mit einem Klick auf das Grüne Check-Symbol wird die Buchung als kontrolliert gekennzeichnet. Die oberste Buchung kann immer mit dem Shortcut "c" (für "controlled") als kontrolliert gekennzeichnet werden. 

In den Anwendungseinstellungen kann eingestellt werden, dass Geburtsdaten, die auf einem Bankdatenträger enthalten sind, erst in die zugeordnete Person übernommen werden, wenn die Buchung bestätigt oder manuell bearbeitet wird.

Weitere Infos zu einer einzelnen Buchung 

Buchungen [nach oben]

Auf die Buchungen kann aus den Personendetails und über Buch (haltung) /  Buchungen zugegriffen werden. Als Header wird ein Filter angezeigt, dieser kann durch Klick auf "Filter" aus- / eingeschaltet werden.

Buchungen filtern

Direktes Bearbeiten erlauben (Checkbox): Wenn gesetzt, sind die einzelnen Buchungszeilen über den Stift-Button am Zeilenende bearbeitbar. Das erlaubt schnelles Bearbeiten.

Filter zurücksetzen: Hebt den Filter auf und zeigt alle Buchungen an.

in Personenliste: Erlaubt die Eingrenzung der Buchungen auf eine vorhandene, gespeicherte Personensuche. Z.B.: Eine gespeicherte Abfrage zum Kriterium Großspender 2018 erstellen und dann die Buchungen danach filtern.

Person: Buchungsliste eingrenzen auf eine bestimmte Person.

Nur nicht zugeordnete anzeigen: Selektiert alle Buchungen, die noch keiner Person zugewiesen sind.

Von Datum bis Datum: Nach Zeitraum filtern.

Vergleichszeiträume ein- / ausblenden: siehe Vergleichszeiträume.

Kampagne / Aktion / Liste / Konto: Erlaubt Filtern nach diesen Kriterien.

Kontrollierte ausblenden ( Checkbox): Wenn gesetzt, werden nur die unkontrollierten (meist eben per Schnittstelle von der Bank eingespielten) Buchungen angezeigt.

Volltextsuche: Damit kann nach bestimmten Ausdrücken im Buchungstext gesucht werden (z.B. nach einer Widmung).

BenutzerIn: Nur Buchungen einer bestimmten Userin / eines bestimmten Users anzeigen.

Betrag von bis: Filtern nach Betrag.

Zweckwidmung / Kostenstelle / Kategorie: Filtern nach diesen Feldern. 

Verdankt: Filtern nach wer hat schon einen Dankbrief bekommen, wer hat noch keinen Dankbrief bekommen.

Nur Spenden: Erlaubt, zwischen Spendenbuchungen und anderen Buchungen zu unterscheiden.

Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen: siehe Aussendungsvariable.

Neue Buchung +: Mit diesem Button oder mit einem "+" kann eine neue Buchung angelegt werden.
 

Liste der Buchungen

Die Headerzeile erlaubt eine Sortierung / Umsortierung für fast alle Felder. Ein zweiter Klick dreht die Sortierung um.

Datum: Buchungsdatum
Buchungstext / Datenträgerinfo: Hier wird meist automatisch der Text aus dem Bankdatenträger übernommen. Sonst von Hand eingeben.
Person / IBAN: Wem ist diese Buchung zugeordnet, mit welcher IBAN wurde überwiesen.
Zuordnung: Zuordnung der Buchung zu Konto, Kampagne, Aktion, Liste, Zweckwidmung, Kostenstelle, Kategorie.
Soll / Haben: Spenden werden als positive Zahl im Haben verbucht, eine Vorschreibung für eine Mitgliedschaft würde als positive Zahl im Soll stehen. Bei Umbuchungen sind das dann ggf. negative Zahlen.
Ust: Info, ob die Zahlung mehrwertsteuerpflichtig ist. Es wird immer der Nettobetrag angezeigt, die Mehrwertsteuer kommt dazu.
Status Erkennung: Gibt bei Buchungen, die aus Datenträgern eingespielt werden, Aufschluss, ob die Buchung einer Person / Kampagne / Aktion zugeordnet werden konnte.

Ein Klick auf eine Buchung bzw. ein Klick auf den Stift-Button am Ende der Buchungszeile (wenn direktes Bearbeiten erlaubt wurde) öffnet die Buchung zum Bearbeiten. 

Vorgangsweise zum Abstimmen eines Bankdatenträgers

Summe überprüfen
Summe eine Bankdatenträgers kontrollieren: Nach dem Einlesen eines Bankdatenträgers den Punkt Buchungen aufrufen.

Dann eine Buchung des Tages aufrufen und auf "Alle Buchungen eines Bankdatenträgers anzeigen" klicken - selektiert alle anderen Buchungen, die mit dieser Buchung mitgekommen sind. Am Ende der Buchungen die Checkbox bei "Summen anzeigen" setzen.


Die angezeigten Werte müssen mit dem Papier-Bankbeleg übereinstimmen. 


Buchungen kontrollieren, ändern
Jede Buchung, die mittels eines Datenträgers eingespielt wurde, muss kontrolliert werden. In der ersten Zeile sehen wir eine Buchung mit einem roten Fragezeichen, diese konnte nicht zugeordnet werden. Die IBAN war noch nicht bekannt. Da das sendende Konto das Konto eines Paares war, war auch eine Zuordnung aufgrund des Namens nicht möglich. In diesem Fall die Buchung mittels Stift-Button öffnen. Meist lässt sich aus dem angezeigten Datenträger-Zusatz (siehe Grafik bei Summe überprüfen) der / die SpenderIn ableiten. Einen aussagekräftigen Teil der Anschrift in das Personensuchfeld eingeben und die Person zuordnen. Wenn die Person noch nicht im System ist, wird diese neu angelegt.

Die beiden weiteren Buchungen sind mit einem gelben Symbol gekennzeichnet. Das bedeutet, dass die Buchung automatisch einer Person zugewiesen werden konnte. Unter dem gelben Symbol findet sich der Grund für die erfolgreiche Zuordnung (Eindeutiger Name, IBAN, GebDat & Name ...).

In der Spalte nach der Bank-Spalte wird die Zuordnung zu einer Aktion / Kampagne angezeigt. In unserem Beispiel sind die Spenden noch keiner Aktion / Kampagne zugeordnet. 

Wenn die Person, die Kampagne und ggf. eine Kostenstelle zugeordnet sind, kann die Buchung wieder geschlossen werden. Mit einem Klick auf das Grüne Check-Symbol wird die Buchung als kontrolliert gekennzeichnet. Die oberste Buchung kann immer mit dem Shortcut "c" (für "controlled") als kontrolliert gekennzeichnet werden. 

Buchung stornieren
Der rote Button "Stornieren" erlaubt eine Buchung mit dem gleichen Datum per Kopfdruck mit umgekehrten Vorzeichen am gleichen Datum zu stornieren. Wenn die Buchung in eine gesperrte Buchungsperiode fällt, wird eine Storno-Buchung mit dem aktuellen Datum angelegt.

Weitere Infos zu einer einzelnen Buchung 

Finanzamtsmeldung [nach oben]

Finanzamtsmeldung

Bis etwa Ende Februar des Folgejahres müssen alle steuerlich absetzbaren Spenden an das Finanzamt gemeldet werden. Im Punkt Buch(haltung) / Finanzamtsmeldung wird diese Datei generiert. Die Datei wird abschließend per FinanzOnline hochgeladen.

Eine Meldung ans Finanzamt legt einen eigenen Kontakt an. In der Detailansicht dieses Kontakts können alle betroffenen Personen gewählt werden, dann erscheint der gemeldete Spendenbetrag für die jeweilige Person.

In der Detailansicht einer Person ist der Betrag der letzten Finanzamtmeldung zu sehen, sofern für die Person bereits etwas zum Finanzamt übermittelt wurde. Für alle Meldungen nach diesem Update steht auch das jeweilige letzte Meldedatum bei der Person dabei.

Absetzjahr

Es gibt bei jeder Buchung ein Feld "Absetzjahr". Je nach ausgewähltem Datum wird dieses auf einen Standardwert gesetzt (Bis inkl 03.01. aufs Vorjahr, so will es das Gesetz in Österreich)

Wenn das Datum der erste bis dritte Jänner ist, ist es auch möglich bei einer Buchung manuell das Absetz-Jahr aufs aktuelle Jahr oder aufs Vorjahr zu ändern.

Beim Finanzamtsexport wird dieses Feld berücksichtigt.

Sowohl bei der Buchungsliste, als auch bei der Personen Suche unter dem Tab "Buchungen" kann zusätzlich nach dem Absetzjahr und nach den einzelnen Wünschen der Absetzbarkeit einer Buchung gefiltert werden. Weiters wird das Feld  auch mit dem "Buchungsfilter als Variable setzen" Knopf mitgespeichert und steht damit für Aussendungen zur Verfügung.

Beispielabfrage für gemeldete Spenden in einem Jahr:

Die Aussendung kann auf Mail und Brief aufgeteilt werden. Zuerst in der erweiterten Suche E-Mail-Feld ist ausgefüllt wählen
- Mailaussendung machen
Dann in der erweiterten Suche E-Mail-Feld ist nicht ausgefüllt wählen und einen Serienbreif erzeugen.

Etwa drei Tage nach der Aussendung sind alle nicht-zustellbaren E-Mails als  "Bounces von Aussendungsname" als zusätzlicher Kontakt verfügbar. Diese Personen sollten ebenfalls einen Brief erhalten, da sie von der E-Mail-Aussendung nicht erreicht wurden.

Filter als Aussendungsvariable [nach oben]

Ein Filter auf die Buchungen kann als "Aussendungsvariable" übernommen werden. Das bedeutet, dass für den eigenen Bedarf dieser Filter gespeichert wird. Bleibt bis zu einem neuerlichen Klick auf den Knopf "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen".
Es wird nur der Filter gespeichert, keine konkreten Werte. Wenn also im letzten Moment noch gebucht wird, sind diese Buchungen (soferne diese in den Filter passen) in der Aussendung berücksichtigt.

Dadurch hat man bei E-Mail und Serienbrief zwei Variablen zur Verfügung: [[buchsumme]] und [[buchanzahl]]. Diese sind der Count bzw. die Summe des Haben-Felds für alle Buchungen, die für die jeweilige Person, in dem Mandanten, in dem der Buchungsfilter gesetzt wurde, auf den Filter zutreffen. Damit kann man einfach ein personalisiertes Schreiben / E-Mail verfassen.

Beispiel:
PersonA hat im Mandant Fundraising 2 Buchungen mit 35€ und im Mandant Umfeld 1 Buchung mit 100€.

Ich bin im Mandant Fundraising und klicke, ohne zusätzlichen Filter, auf "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen".
Dann schreibe Ich in einem beliebigen Mandanten einen Serienbrief. die Variable [[Buchungssumme]] ist immer 70 bei dieser Person und die Anzahl 2.

Ich wechsle in den Mandanten "Umfeld". Ich klicke, ohne zusätzlichen Filter, auf "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen".
Dann schreibe Ich in einem beliebigen Mandanten einen Serienbrief. die Buchungssumme ist immer 100 bei dieser Person und die Anzahl 1.

Buchung bearbeiten / anlegen [nach oben]

Buchungen werden aufgrund des Buchungsdatums einer Buchungsperiode zugeordnet. Wenn diese Periode bereits gesperrt ist, kann die Buchung nicht mehr verändert werden. In einzelnen Fällen kann eine vorübergehende Aufhebung der Sperre (in der Verwaltung der Buchungsperioden) sinnvoll sein, um Korrekturen in früheren Perioden vornehmen zu können. Wenn sich dabei der Betrag oder die Zuordnung zu Kampagne / Aktion usw. ändert, stimmten eventuell bereits an die Hauptbuchhaltung gemeldete Summen nicht mehr.

Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.

Aktionsfelder "Als Standard":
Ein Klick auf diesen Button überträgt die Grundeinstellungen aus dieser Buchung in die Buchungsvorlage, die bei einer neuen Buchung herangezogen wird.  

Datum: Buchungsdatum
Person: Zuordnung zu einer Person. Hier kann ggf. über den Link "Neu" eine neue Person erstellt werden, ohne die Buchung zu unterbrechen. Wenn keine Person zugeordnet werden konnte, kann über das Feld Person nach einer bestehenden SpenderIn gesucht werden. Mit einem Klick auf den Link unter dem Personenfeld kann nach dem Namen gesucht werden, der von der Bank übermittelt wurde. Im konkreten Fall wurde keine Übereinstimmung gefunden, da die SpenderInnen in der Datenbank jeweils als Einzelpersonen geführt werden müssen (wegen der Spendenabsetzbarkeit), die betreffende Zahlung aber vom Konto eines Paares gekommen war. 
Text: Buchungstext, in diesem Fall nur eine automatisch übermittelte Zahlungsreferenz.
Konto: Bankkonto wählen aus Drop-Down
Art: Steht in der Regel auf Haben (Spende), eine Rechnung würde als "Soll" angelegt werden.
Betrag: Ist (ggf. inkl. Spesen), aber immer ohne Mehrwertsteuer (wenn das z.B. ein Zeitschriften-Abo inkl. 10% Mehrwertsteuer wäre).
Davon Spesen: Speziell bei Spenden über eine Website fallen Kosten für den Vorgang an.
UST: Ist die Zahlung mehrwertsteuerpflichtig? 

Im unteren Bereich werden die Infos rund um Spendenabsetzbarkeit und Zuordnung zu Kampagnen abgefragt:

Ausgeziffert: Wird verwendet, um zusammenpassende Rechnungen und Zahlungen als passend / erledigt zu markieren.
Nicht absetzen: Keine Meldung an das Finanzamt, keine Spendenbestätigung. 
Privat absetzen: Spende wird an das Finanzamt gemeldet und über die Arbeitnehmerveranlagung abgesetzt.
Nur bestätigen: Spende wird nicht an das Finanzamt gemeldet, der / die SpenderIn erhält eine Bestätigung und kann mit dieser ggf. absetzen (bei Selbständigen / Unternehmen).

Zuordnung zu Kampagne / Aktion / Liste: Aus dem Drop-Down auswählen.
Zuordnung zu Zweckwidmung, Kostenstelle und Kategorie: Aus Drop-Down wählen. Diese Felder heißen je nach Konfiguration anders. 

Kostenstelle: Dies ist meist das Erlöse-Konto. Wird in der Regel nach dem Zuordnen einer Aktion automatisch ausgefüllt. 

Alle Buchungen dieses Datenträgers anzeigen: Mit diesem Link lässt sich eine Liste aller Buchungen dieses elektronischen Bankdatenträgers aufrufen. Am Ende der Liste gibt es die Möglichkeit, sich die Summe anzeigen zu lassen. Das ist die wichtigste Methode, um den Gleichstand von Spendenbuchhaltung und Bankauszug für diesen Tag zu überprüfen.


Aktionen mit dieser Buchung

Buchungen stornieren:

Die Buchung wird als gesamte Zeile storniert. Bei Buchungen, die über den Button "Buchung stornieren" storniert werden, werden ab jetzt in der Buchungsübersicht durchgestrichen angezeigt. Diese Buchungen werden außerdem nicht mehr für den Finanzreport verwendet.

Als Standard:
Die Werte der aktuellen Buchungsmaske werden als Vorschläge für die folgenden Buchungen verwendet.

Splitten:
Wenn nötig kann diese Buchung in zwei Teilbuchungen aufgetrennt werden.


Mit dem Bestätigen des Fensters entstehen 2 Buchungen: eine negative Buchung mit dem eingegebenen Betrag bei der Person der Originalbuchung und eine positive Buchung mit dem selben Betrag bei der gewählten Person. Sämtliche nicht abgefragten Felder einer Buchung, werden direkt von der bestehenden Buchung übernommen oder automatisch gesetzt. Die Standardwerte des Fensters können über die Anwendungseinstellungen gesetzt werden.
Wenn eine Buchung mehrmals aufgeteilt wird, besteht die Möglichkeit alle Buchungen die Absplittungen einer Buchung sind über einen neuen Buchungsfilter zu finden. Dort muss die ID der Originalbuchung eingegeben werden.

 

Kostenstelle [nach oben]

Ist in der Regel ein Konto, erlaubt die Gliederung der Übergabe an die Hauptbuchhaltung. Kann aber auch anders gehandhabt werden. Z.B. könnte eine Zeitschrift eine Kostenstelle sein.

Konten (Bankkonten) [nach oben]

Hier können neue Bankkonten angelegt oder bestehende bearbeitet werden. IBAN ist Pflicht, wird zum Einlesen der Bankdatenträger benötigt.

Vorlage [nach oben]

Mit "Als Vorlage speichern" werden die Personenliste, der Betreff und der E-Mail Text als Vorlage gespeichert. Nicht für Newsletter Versendungen gedacht.

Will mann eine Vorlage unter einem schon vorhandenen Namen speichern, wird eine Meldung in der man gefragt wird, ob man den schon existierenden Eintrag überschreiben will angezeigt.

Unter "Vorlage laden" ist es möglich, die gespeicherten Vorlagen zu laden.

Wenn eine Vorlage zum Laden ausgewählt wird, gibt es die Möglichkeit, die Vorlage mit, oder ohne Personenliste zu laden.

Zusätzlich kann in "Vorlage laden" nach bestimmten Begriffen gesucht werden.

Konto bearbeiten / anlegen: [nach oben]

Name: Hier kann ein Kurzname für das Konto vergeben werden.
Kontowortlaut, Name der Bank und IBAN, BIC: Laut Kontoauszug.

Gläubiger-Identifikationsnummer: Eine Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennzeichnung für Organisationen, die Zahlungen mittels SEPA-Lastschriftverfahren einziehen. Sie muss bei jedem Einzug von SEPA-Lastschriften angegeben werden.

Anmeldungen [nach oben]

Unter Verwaltung / Anmeldungen lassen sich automatisierte Anmeldeprozesse für Website und E-Mail erstellen.

Anmeldung über Webseite (Double-Opt-in):

Anmeldung über einen Link in einer E-Mail-Aussendung

So könnte die Anmeldung auf der Website aussehen:

Der dazugehörige Quelltext kann so aussehen:


Download Quelltext (aus technischen Gründen kann der Code-Text nur als Download angeboten werden)

Hier sind lediglich der Link zur Anwendung (https://test.respond.marmara.at) und der Wert (value="232") anzupassen. Value ist die ID des gewünschten Anmeldevorgangs. Diese ID sieht man unter Verwaltung / Anmeldungen. 

Anmeldung erstellen / ändern [nach oben]

Hier können alle Einstellungen für einen Anmeldevorgang vorgenommen werden.


Per Mail versenden: kopiert den Einladungs-Link in eine leere E-Mail
Duplizieren: den gesamten Anmeldevorgang unter einen neuen Namen speichern und dann weiter bearbeiten. Da das Erstellen einer Anmeldemaske recht aufwendig ist, kann eine Vorlage für eine Anmeldung zu einer Veranstaltung erstellt und gespeichert werden. Diese wird dann mittels "Duplizieren" kopiert und unter einem neuen Namen gespeichert und angepasst.
Abbrechen: Bearbeitung der Anmeldung ohne Änderungen verlassen
Löschen: Anmeldemöglichkeit löschen
Speichern: Speichert die Änderungen

In den Einstellungen muss eine Name für diese Anmeldemöglichkeit angegeben werden.

Mit "Immer zu setzende Kriterien" kann man alle Rückmeldungen übersichtlich erfassen und ein Kriterium setzen, das zum späteren Überprüfen der geänderten Datensätze verwendet wird. Über die erweiterte Suche können Personen gefunden werden, welche ihre Daten über ein Webformuular geändert haben (Feld "Geändert über" einbelnden).

Gesperrte Personen können sich nicht über ein Webformular anmelden! 

Anschließend werden die benötigten Daten für die Bestätigungsmail erfasst. Diese Mail erhalten Interessierte, wenn sie auf einer Website ihre Mailadresse angeben.
Hier können der Anmeldezeitraum und die Anzahl der Anmeldungen begrenzt werden. 

Wenn der Parameter [personendaten] angeboten wird, kann eine spezielle Benachrichtigung an eine administrierende Person zur Kontrolle der online geänderten Personendaten eingerichtet werden. 

Personen mit einfach genutzten Anschriften können zum direkten Ändern durch die Besucher freigegeben werden. Wenn direktes Bearbeiten durch die Zielgruppe erlaubt ist, erfolgt keine Benachrichtigung an die oben angegebene Mailadresse. In diesem Fall erfolgt eine Nachkontrolle in der Regel über ein Kriterium, das bei geänderten Datensätzen gesetzt wird. Z.B. "Geändert durch Userin, Kontrolle erforderlich" (in einem späteren Schritt werden alle diese Datensätze herausgefiltert und kontrolliert, dann wird dieses Kriterium wieder entfernt).

Im Bereich [Personendaten] wird das Formular zum Eintragen / Ändern der Personendaten konfiguriert

Hier können die Felder gewählt, Pflichtfelder und Anzeigenamen definiert werden. Das Feld Sortierung zum Festlegen der Reihenfolge verwenden. Empfehlung: mit "11" beginnen, es können nur Zahlen verwendet werden. 

Weitere benötigte Felder können von einem Admin unter Admin / Einstellungen eingeschaltet werden!

In der rechten Spalte ist der Text für die Erfassungsseite zu konfigurieren.

Hier stehen folgende Variablen zur Verfügung:

[kriterium:Nummer] bietet eine Checkbox (Auswahlhäckchen) mit dem Beschreibungstext dieses Kriteriums.
[kriterienblock:1981,1982,1983] führt zu Radiobuttons mit den Bezeichnungen der Kriterien als Skalentexte. Die Nummern sind die Kriterien-IDs (in der Kriterienverwaltung sichtbar)
Von den Kriterien kann eines gewählt werden, die nicht gewählten werden von der Person entfernt.
Wenn eines der Kriterien gewählt werden muss (Pflichtfeld) dann kann man "required" in den Block dazu schreiben [kriterienblock:1981,1982,1983,required]

Weiters kann eine maximale Teilnehmerzahl je Kriterium vergeben werden. Dazu muss eine Pipe (|) und danach das Wort "max:" gefolgt von der maximalen Teilnehmerzahl  eingegeben werden.
Wenn wir bei obrigem Beispiel also die Teilnehmerzahl für KriteriumID 1981 auf 50 beschränken wollen, dann würde der Block so aussehen:
[kriterienblock:1981|max:50,1982,1983,required]
Wenn alle Kriterien eines Kriterienblocks eine maximale Teilnehmerzahl haben, und keine Option mehr zur Verfügung steht (alle Kriterien haben die Teilnehmerzahl überschritten) wird automatisch auf die Seite "Text, wenn Teilnehmerzahl überschritten:" weitergeleitet. Würde dann so aussehen:
[kriterienblock:1981|max:50,1982|max:50,1983|max:50,required]
[autosubmit] in die Erfassungsseite: leitet TeilnehmerInnen automatisch auf die Dankeseite weiter. Er werden also nur die Kriterien gesetzt, die unter automatisch zu setzen / löschen definuiert wurden.


Achtung! Der Eintrag auf der linken Seite "Max Teilnehmerzahl:" bezieht sich standardmäßig nur auf den entstandenen Kontakt, daher der insgesammten Anzahl an Personen, die sich über diese Anmeldemöglichkeit registrieren und hat keine Auswirkungen auf die maximalen Teilnehmerzahlen einzelner Kriterien.
Wenn man aber nur bestimmte Kriterien zur Anmeldung zählen möchte, muss man bei mindestens einem dieser Kriterien ebenfalls mit einer Pipe (|) getrennt "|countsfortotal" angeben. 
Das ist beispielsweise bei einer Anmeldung sinnvoll, bei der es die Auswahlmöglichkeiten "Ich komme" oder "Ich komme nicht" gibt.
Hier will man nur die zur maximalen Teilnehmerzahl zählen, die "Ich komme" gewählt haben,
Das würde dann Beispielsweise so aussehen (Annahme 1981=Ich komme, 1982=Ich komme nicht) :

[kriterienblock:1981|countsfortotal,1982]

Es wird also nur Kriterium 1981 zur Berechnung herangezogen.

Etwas komplizierter wird es noch, wenn man zusätzlich noch die Möglichkeit schaffen will, jemand 2. als Begleitperson hinzuzufügen. Es würde also zusätzlich zu  "Ich komme" und "Ich komme nicht" noch die Auswahl "Ich komme zu zweit" geben. Dafür kann man mittels "countsfortotal" einen Multiplikator hinzufügen. Mittels countsfortotal:2 werden die hier gewählten Kriterien doppelt gezählt.
Beispiel(Annahme 1981=Ich komme, 1982=Ich komme nicht, 2000: ich komme zu zweit)
[kriterienblock:1981|countsfortotal,2000|countsfortotal:2,1982]

Wenn bei "Maximaler Teilnehmerzahl" 500 eingetragen ist, würde das in diesem Beispiel dazu führen, dass sich 
400 zu 1981 anmelden können und 50 zu 2000
oder
200 zu 1981 und 150 zu 2000
... usw.

Es können auch Textfelder hinzugefügt werden. Dafür muss man das Kürzel [[feld:text|Hier das Label des Feldes]] eingeben.

Die Ergebnisse sind dann im Kontakt der Anmeldemöglichkeit gespeichert und können bei einem Excel Export exportiert werden, in dem im Feld "Zusätzlich Personenkontaktinfos für:" der Kontakt ausgewählt wird.



[personendaten] blendet die Erfassungsmaske / Änderungsmaske der Daten ein.
Falls der Text für die Erfassungsseite leer ist, oder [autosubmit] im Text steht, wird die Seite automatisch mit den Standardwerten abgeschickt, und aus BenutzerInnensicht somit übersprungen

Welche Daten hier verwendet werden, kann links unter "[Persondaten] beinhaltet folgende Felder" konfiguriert werden.
Für jedes Feld kann ein Alias vergeben werden, die Sortierung bestimmt, und ob es ein Pflichtfeld ist.
Felder die hier nicht in der Liste vorkommen, können vom Administrator freigeschalten werden.

Wenn die Anmeldung über eine Website erfolgt, können die Felder auch von der Website mit Standardwerten versehen werden.
Wenn diese Standardwerte nicht überschrieben werden sollen, kann unter "Anzeigen als" hidden eingetragten werden, um das Feld zu verstecken.

Und so würde das Ergebnis bei bereits vorhandenen Daten aussehen:

Bei Überschreitung der Teilnehmerzahl wird der alternative Text verwendet.
Auch hier stehen dieselben Parameter zur Verfügung.

Abschließend kann die Danke-Seite und die Bestätigungsemail konfiguriert werden.

Hier steht zusätzlich die Variable
[[chosen_options:1]] zur vefügung. Die Zahl (1) bestimmt dabei, welches Kriterium bzw welchen Kriterienblock man ausgeben möchte. Wenn ein Erfassungstext also aus einem Einzel-Kriterium besteht, und aus einem Kriterienblock. Würde [[chosen_options:1]] "Ja" oder "Nein" ausgeben, je nachdem, ob das Kriterium gewählt wurde. 
Die Texte für "Ja" oder "Nein" lassen sich frei Konfigurieren: [[chosen_options:1|Jatext|Neintext]]
[[chosen_options:2]] gibt den Namen des gewählten Kriteriums des Kriterienblocks aus.

Wenn das Feld Bestätigungsemail leer ist, wird keine Bestätigungsemail verschickt.

Externe Dankesseite:
Anstatt die Dankesseite in Respond zu erstellen kann auch auf eine externe Seite verwiesen werden. Dafür muss im Feld "Dankesseite" das Kürzel "[redir:https://beispiel.at] enthalten sein.

UserInnenverwaltung [nach oben]

Grundvoraussetzung für die UserInnenverwaltung sind definierte Rollen (unter Admin / Rollen).
Sobald Rollen existieren, können den UserInnen diese Rollen je Mandant zugewiesen werden.

Details zur UserInnenverwaltung siehe Useranlage / Verwaltung.

BenutzerIn anlegen / bearbeiten [nach oben]

BenutzerInnen-Details

Login: Gewünschter Anmeldename (kann später geändert werden).
Vor- und Nachname: Dient der Info.
E-Mail: Die Mailadresse muss vergeben werden, wird im System benötigt.

Passwort: Das Passwort / Kennwort muss zweimal eingegeben werden. Es muss den unter Admin / Einstellungen definierten Kriterien genügen. Jedenfalls muss es sich vom Login und vom vollen Namen unterscheiden und mindestens 8 Zeichen lang sein. Marmara empfiehlt die Verwendung von komplexen Kennwörtern (enthalten Groß- / Kleinschreibung, Ziffern und Sonderzeichen).
Das Kennwort kann nicht wieder ausgelesen, sondern nur überschrieben werden. BenutzerInnen haben die Möglichkeit, über die Anmeldemaske einen "Kennwort vergessen"-Vorgang auszulösen; an die hinterlegte Mail-Adresse wird dann eine Nachricht mit einem Link gesendet, über den ein neues Kennwort festgelegt werden kann.

Anforderungen & Einstellungen

Standard-Quelle: Wird bei der Neuanlage einer Person als Voreinstellung verwendet.
Standard-Kriterien: Wird bei der Neuanlage einer Person als Voreinstellung verwendet.

Mehrere Sessions: BenutzerInnen können das Programm mehrfach auf unterschiedlichen Geräten oder in unterschiedlichen Browsern geöffnet haben. Für Power-User ist es manchmal hilfreich, das Programm in einem anderen Browser nochmals zu öffnen und z.B. in einem Programmfenster Personen zu importieren und im anderen Fenster Änderungen vorzunehmen. Auch ohne diese Einstellung können im gleichen Browser mehrere Fenster geöffnet werden. Bei der Arbeit mit mehreren offenen Fenstern ist immer Vorsicht geboten, man kann sich selbst Daten überschreiben.

General-Admin: Erhält alle Rechte im System, diese Einstellung überschreibt die einzelnen Berechtigungen.

Auto-Logout nach xx Minuten:  UserIn wird nach dieser Zeitspanne nach Inaktivität abgemeldet.

Berechtigungen: Diese sind als Matrix anzulegen, je Mandant kann jede Rolle ein / ausgeschaltet werden.
 

Erweiterte Suche [nach oben]

Damit wird jeweils ein Set an Personen gesucht, z.B. alle JournalistInnen, die üblicherweise zur Pressekonferenz eingeladen werden, oder alle AktivistInnen aus den Wiener Bezirken 1-9. Die gefundenen Personen können anschließend mit einem Serienbrief oder E-Mail beschickt, exportiert oder anderweitig weiterverarbeitet werden. Wenn eine bestimmte Person gesucht werden soll, ist das Schnellsuchfeld geeigneter.

Wenn das Modul Buchungen aktiviert ist, wird in der Erweiterten Suche neben der Personensuche ein Karteireiter Buchungen angezeigt. Wenn die Kampagnenverwaltung aktiviert ist, wird auch der Karteireiter Kampagnen angezeigt.

Suche zurücksetzen

Die letzte Suche wird jeweils je UserIn gespeichert. Vor dem Start einer neuen Erweiterten Suche empfiehlt sich ggf. das Zurücksetzen der Suche (Button rechts oben). Damit wird die Erweiterte Suche neutralisiert, aus Sicherheitsgründen werden als Voreinstellung nur Personen ohne Sperren angezeigt. Der Inhalt der aktuellen Suche wird immer links oben unterhalb der Karteireiter Personen Suche / Buchungen angezeigt.

Der Header kann z.B. so aussehen:
 

Hier ein Beispiel für eine Postaussendung:
Post-Unzustellbarkeitszähler darf maximal 2 sein, keine Postsperre vorhanden, E-Mailzähler und E-Mail-Sperre werden nicht berücksichtigt

Suchinhalte in den Feldern:

In den Feldern kann jeweils nach einem Ausdruck gesucht werden. Als Standard wird jeweils vom Beginn weg mit einem gedanklichen * am Ende gesucht (rechts trunkiert). Eine Suche nach hub findet Huber und Hubinger, nicht aber Oberhuber. Um alle Huber zu finden, wird nach "*huber" gesucht. Der Stern kann auch mitten im Suchausdruck stehen, eine Suche nach hel*er bringt z.B. Hellinger und Helminger.

Leer und nicht leer
Ein * oder % im Feld Straße in diesem Beispiel bedeutet: Straße ist nicht leer; ein ! im Feld Straße würde nur Datensätze ohne Straße selektieren. Das ist z.B. nützlich, um für einen Postversand Anschriften ohne PLZ und Straße auszublenden ("Straße" und "PLZ von" enthalten jeweils einen * ).

Zusammengefasst:
* oder % (und sonst nichts im Suchfeld): Feld darf nicht leer sein
! (und sonst nichts im Suchfeld): Feld muss leer sein
* mit Text kombiniert, z.B. *berger oder hel*er, ersetzt beliebige Zeichen.
>< können in den meisten Suchfeldern verwendet werden. 

Wonach kann gefiltert werden?

Nachname: (Bleibt in der Regel leer)
E-Mail-Feld: nicht ausgefüllt, ausgefüllt, nicht filtern (= nicht berücksichtigen)
Für eine Aussendung, die zuerst an jene Personen mit E-Mail geht und dann an die restlichen Personen per Post, stellt man in der ersten Runde das E-Mail-Feld auf "ist ausgefüllt". Um in einer zweiten Runde die restlichen Datensätze für eine Brief-Aussendung zu erhalten, stellt man anschließend das E-Mail-Feld auf "ist nicht ausgefüllt" (und "Straße" und "PLZ von" jeweils auf *, damit nur gültige Anschriften angezeigt werden).
Es kann auch nach bestimmten Inhalten im Feld E-Mail gefiltert werden, z.B. *caritas bringt alle Datensätze, bei denen "Caritas" im Feld E-Mail vorkommt.

Im Bereich der Anschrift kann gefiltert werden nach:

Zusätzlich: In diesem Abschnitt können beliebige andere Felder durchsucht werden. Über das Drop-Down kann auf die wählbaren Felder zugegriffen werden. Der blaue "+"-Button fügt eine weitere Such-Zeile ein. Steht ein Feld hier nicht zur Verfügung, kann dieses unter Einstellungen / Durchsuchbare Felder bereitgestellt werden.


Hier wird z.B. nach allen Personen gesucht, die kein VBPK eingetragen haben, bei denen aber das Geburtsjahr bekannt ist. 

In der erweiterten Suche ist (überall dort, wo es Sinn macht) auch die Suche mit Operatoren (><) möglich, zB Suche nach allen Personen, die vor 1970 geboren wurden

Es ist möglich Personen, die ihre Daten über ein Anmeldeformular geändert haben über die Erweiterete Suche zu finden. Dafür muss das Feld "Geändert über" in den Anwendungseinstellungen für die Suche freigegeben werden. 

Im Bereich Mandant & Kriterien kann gefiltert werden nach:

In einem der Mandanten: Ohne Eintrag wird in allen Mandanten gesucht, für welche der / die UserIn Berechtigungen hat. Durch Einträge in das Mandanten-Feld kann der Suchvorgang auf die gewählten Mandanten begrenzt werden. 

Betroffen von einem der Kontakte: Hier kann man auf bereits erstellte Kontakte und die betroffenen Personen zugreifen, zB alle Personen, welche eine bestimmte Aussendung erhalten haben. Auswahl über den Link oder durch Direkteingabe.

Kriterien

Die Kriterien werden entweder über den Link (zeigt die Liste der Kriterien auf der obersten hierarchischen Ebene) oder durch Direkteingabe (mind. 3 Buchstaben) ausgewählt. Die ersten zwei Buchstaben von übergeordneten Kriterien werden zwecks besserer Orientierung mit angezeigt.
Wird mehr als ein Kriterium gewählt, ist auch der Schalter "Mit" zu definieren. Steht gewöhnlich auf dem gebräuchlicheren "Mit mindestens einem der folgenden Kriterien". "Mit allen der folgenden Kriterien" verknüpft die Kriterien mit "und", was eine kleinere Auswahl ergibt. 
Ohne Kriterien: "Zusätzlich keines der folgenden" erlaubt, mehrere ausschließende Kriterien festzulegen.

Sperren: Abhängig davon, ob es sich um eine Post- oder E-Mail-Aussendung oder um eine Auswertung handelt, sind die Sperren entsprechend zu wählen.
Siehe Sperren

Markierung:  Einzelne Personen können je UserIn mit einer Markierung versehen werden. Hier kann gewählt werden:

Sortierung: Rechts oben kann die Sortierung für die Ergebnisliste eingestellt werden. Wenn ich z.B. Etiketten für einen Postversand drucken will, stelle ich die Sortierung auf PLZ / Straße / Nachname. Damit erhalte ich gleich die richtige Reihenfolge.

Versanddetails und Sperren: 

Generalsperre: Kann die Werte "Keine", "Verstorben" oder "Sonstige" annehmen. Diese Personen werden nicht angeschrieben oder exportiert. Die Generalsperre steht als Standard auf "Keine".
Keine Generalsperre: An die Person darf versandt und sie darf exportiert werden.
Sonstige: Es liegt ein spezieller Grund für die Sperre vor, diesen bitte im Feld Anmerkungen (zur Person) eintragen. Z.B. "ist für zwei Jahre in den USA".
Verstorben:  Person ist verstorben, wird aber aus praktischen und rechtlichen Gründen nicht gleich aus der Datenbank gelöscht (z.B. wenn bei der Person eine Spende aus jüngerer Zeit eingebucht ist). Verstorbenen Personen ggf. ein zusätzliches Kriterium "verstorben 2017" zuordnen, damit später als "verstorben" markierte Datensätze gelöscht bzw. anonymisiert werden können.

In der Erweiterten Suche kann gezielt nach gesperrten Datensätzen gesucht werden, z.B. um diese nachzubearbeiten.

Postsperre, E-Mail-Sperre:
Für jeden Datensatz kann eine generelle Postsperre und eine generelle E-Mail-Sperre eingetragen werden. Zusätzlich gibt es jeweils einen Zähler, um die Anzahl der nicht erfolgreichen Zustellversuche zu erfassen. Es wird nicht sofort gesperrt, wenn eine Poststück oder eine E-Mail als unzustellbar zurück kommt. Es wird lediglich der jeweilige Unzustellbarkeitszähler um den Wert 1 erhöht. Später können z.B. jene Datensätze mit einer Postsperre mit dem Wert 2 oder höher als gemeinsame Liste ausgegeben und nachrecherchiert werden. 

Unter Verwaltung / Unzustellbarkeiten kann eine Erfassungsmaske für die Bearbeitung von Post-Rückläufen aufgerufen werden. Hier wird lediglich ein Grund und die Kundennummer abgefragt. Die Kundennummer kann mittels Scanner erfasst werden, wenn die Aussendungen / Etiketten mit einem entsprechenden Scancode versehen werden.

Typische Einstellung für einen Versand per E-Mail:

Bei E-Mail-Aussendungen werden Post und E-Mail max unzustellbar auf "nicht berücksichtigen" gestellt. Damit werden auch Datensätze mit einer falschen Anschrift erfasst (die aber vielleicht eine gültige E-Mail haben). Da der Mailversand keine Kosten verursacht, braucht man sich um E-Mail max unzustellbar in der Regel nicht zu kümmern. Die Post-Sperre wird nicht berücksichtigt, sehr wohl aber die E-Mail-Sperre.

Typische Einstellung für einen Versand per Briefpost:

Max unzustellbar wird bei einer Postaussendung z.B. auf "Post max unzustellbar 2" gestellt, damit werden auch Personen noch einmal angeschrieben, bei denen die Zustellung bereits zweimal gescheitert ist. In diesem Fall wird die Post-Sperre berücksichtigt, nicht aber die E-Mail-Sperre. Die Generalsperre steht in beiden Fällen auf "Keine".

Spezifische Sperren, z.B. wenn eine Person den "E-Mail Newsletter Globalisierung" nicht erhalten will, werden über Kriterien realisiert. In diesem Fall würde es zwei Kriterien geben:

o Anmeldung E-Mail-Newsletter Globalisierung
o Abmeldung E-Mail-Newsletter Globalisierung

Sinnvollerweise werden die Anmeldung und die Abmeldung als zwei getrennte Kriterien erfasst, damit nach einer Abmeldung die Information, dass diese Person früher für diesen Verteiler angemeldet war, erhalten bleibt.

Eine typische Abfrage zur Vorbereitung eines E-Mail-Versands könnte etwa so aussehen:

Post-Sperre nicht berücksichtigen, keine E-Mail-Sperre eingetragen, keine Generalsperre eingetragen
max unzustellbar Post - nicht berücksichtigen, max unzustellbar E-Mail - nicht berücksichtigen
Kriterien: Mit dem Kriterium "Anmeldung E-Mail-Newsletter Globalisierung" und ohne das Kriterium "Abmeldung E-Mail-Newsletter Globalisierung".

Sperre max / min
Für Aussendungen stehen die Sperren z.B. auf Sperre "Post max unzustellbar 2". Will ich alle jene herausfinden, die mindestens 2 mal unzustellbar waren, stelle ich den Filter auf "Post min unzustellbar 2".

Karteireiter Buchungen

Der Filter aus dem Karteireiter Personen kann kombiniert werden mit Einträgen unter dem Karteireiter Buchungen (Personen die von bis bestimmte Beträge für bestimmte Kampagnen eingezahlt haben).

Hier ein Beispiel mit:
Irgendeine Buchung im Zeitraum von 1.1.2017 bis 31.12.2017
Spendenbetrag (einer davon) von 50-300 Euro
Zahlung zugeordnet zu Kampagne "Spendenaufrufe" / Aktion "Soforthilfe"

Hier sind weitere Einschränkungen möglich, zB
Anstelle von "irgendeine" Buchung kann auch nach keine Buchung, "erste Buchung" oder "letzte Buchung" gesucht werden. Gedacht zum Identifizieren von Erstspendern, fehlenden Daueraufträgen usw.
Anzahl der Spenden
Zahlung über bestimmtes Konto
Zahlung enthält bestimmtes Wort im Buchungstext
Spende zweckgewidmet für
Spende ist bedankt, noch nicht bedankt
Spende abgesetzt in einem bestimmten Jahr
 

Karteireiter Kampagnen 

Im Karteireiter Kampagnen kann gefiltert werden nach Personen, die von einer bstimmten Kampagne betroffen waren. Das ist zB hilfreich für die Nacharbeit von Aussendungen. Erlaubt alle Personen zu suchen, die eine bestimmte Aussendung erhalten haben und diese Gruppe dann aufzuteilen in Spender und Nicht-Spender. 

Versand Test [nach oben]

Im Feld "personalisieren für" kann für bestimmte Personen der oben ausgwählten Personenliste, eine Vorschau erstellt werden. Nur für Testzwecke, hat keinen Einfluss auf den eigentlichen E-Mail Versand.

In der Vorschau kann im Feld "Vorschau für" nach Personen der ausgewählten Personenliste gesucht werden, um eine Vorschau der Formatierung und der Personalisierung für die im Feld "personalisieren für" gewählte Person zu erhalten.

Mit "Test abschicken" wird die, wie in der Vorschau formatierten E-Mail, an die im Feld "Test-E-Mail senden an" angegebene E-Mail Adresse versendet.

Personen in Kampagnen suchen [nach oben]

Einträge in der erweiterten Suche können über den 3. Tab gefiltert werden auf Personen, die Teil einer Kampagne / Aktion oder Liste waren (unabhängig davon, ob sie für diese Aussendung gespendet haben).

Buchungen verdankt [nach oben]

Buchungen im gesetzten Buchungsfilter der betroffenen Personen werden als "verdankt" markiert.

Gespeicherte Abfragen [nach oben]

Erweiterte Suchen können als "Gespeicherte Abfragen" erhalten werden. Gespeichert werden nicht die Ergebnisse der Suche (welche Personen in der Abfrage enthalten sind), sondern die Merkmale der Abfrage (z.B. "keine Generalsperre" und das Kriterium "Newsletter"). Kommt ein neuer Datensatz mit dem Kriterium "Newsletter" dazu, ist dieser bei der nächsten Abfrage Teil der Suchergebnisse.

Über Abfragen / Gespeicherte Abfragen kann auf diese gespeicherten Abfragen zugegriffen werden.

Die Liste kann gefiltert (nach Titel und Beschreibung) oder auf den aktuellen Mandanten eingeschränkt werden. Jede Abfrage kann als "Wichtig" gekennzeichnet sein, auch danach lässt sich filtern.
Nach dem Abfragenamen und nach dem Erstellungsdatum kann sortiert werden.

Ein Klick auf die Abfrage lädt diese, ein Klick auf das Stift-Symbol erlaubt das Ändern / Bearbeiten / Löschen der Abfrage. Neben dem Namen kann eine Beschreibung und eine Bewertung "Wichtig" gespeichert werden. 

Diese Abfragen stehen anderen UserInnen im gleichen Mandanten (mit Rechten zum Abfragen) und zusätzlich den hier extra angeführten UserInnen zur Verfügung. Über die Karteireiter "Personen Suche" und "Buchungen" können die Voreinstellungen geändert werden (siehe Erweiterte Suche). 

Daten-Export [nach oben]

Über Export / Datenexport kann das Ergebnis einer Erweiterten Suche als Excel-Datei ausgegeben werden. Für einen Export ist das Anlegen eines Kontakts und die Auswahl einer Personenliste Voraussetzung.

Es wird entweder eine passende Exportliste gewählt oder gleich eine weitere Liste erstellt. Das Erstellen einer Liste verlangt lediglich einen Namen und die Auswahl der Felder. Diese können durch Eingabe mehrerer Buchstaben ausgewählt werden.

Bei Bedarf kann hier über "Neue Exportliste+" ein neues Ausgabeformat definiert werden. Hier können einzelne Kriterien als ja/nein Feld mit ausgegeben werden.

Etiketten drucken [nach oben]

Um einen Etikettendruck zu starten, muss zumindest ein Kontakt zugeordnet und eine Personenliste ausgewählt werd​en. Das Etikett kann mit einem Header versehen werden, um z.B. bestimmte postalische Vorschriften zu erfüllen. Der Header kann auch einfachen Html-Code enthalten (Zeilenumbruch, Größe). Für den Header und die Etiketten selbst kann eine Schriftgröße in Punkt eingestellt werden.

Über Checkboxen können Kundennummer und Scancode (Barcode) eingeblendet werden.
Die "Versenden mit"-Funktion wird als Voreinstellung angewendet. Das bedeutet, das zwei verbundene Personen auf einem Etikett ausgegeben werden. Damit kann viel Postporto gespart werden. Andererseits ist der gemeinsame Versand an Paare in Hinblick auf die Spendenabsetzbarkeit ein Problem, weil bei einer Spende eventuell nicht klar ist, von wem diese kommt und wer diese von seiner Steuer absetzen will.

Schließlich kann das Etikettenformat gewählt oder ein weiteres Etikettenformat erstellt werden.​​​

Etikett erstellen [nach oben]

Hier kann ein beliebiges Etikettenformat definiert werden. Verlangt lediglich einen Namen und Breite / Höhe in mm. Geht davon aus, dass die Etiketten symmetrisch und zentriert auf A4 angeordnet werden.

E-Mail schreiben [nach oben]

Dieser Bereich kann über Neu / E-Mail oder über eine Ergebnisliste (nach einer Erweiterten Suche) oder über Verwaltung / E-Mail erreicht werden.

Wir unterscheiden zwischen einfachen E-Mails und Newslettern. Bei einer einfachen E-Mail wird der Body / Inhalt der Nachricht einfach von Hand geschrieben. Newsletter werden im Gegensatz dazu aus einzelnen Artikeln (wie mit einem Baukasten) zusammengesetzt. Siehe Newsletter und den gleichnamigen Button links oben.

Im oberen Bereich der E-Mail-Maske kann der Absender definiert werden. Hier können Absendername, Absender-E-Mail, Antwort-E-Mail und Betreff und die zu verwendende Personenliste festgelegt werden. Wenn man den Bereich aus der Erweiterten Suche erreicht hat, ist hier bereits die letzte Liste eingetragen. Hier kann auf bereits bestehende, abgespeicherte Auswahlen / Verteiler ("gespeicherte Abfragen") zurückgegriffen werden. Im Betreff können Variablen verwendet werden zB "Hallo [[vorname]], das ist neu im August".

E-Mail Inhalt:
Im Hauptfeld kann der Text der Nachricht festgelegt werden. Ein Html-Editor mit eingeschränkten Möglichkeiten steht zur Verfügung. Innerhalb der Nachricht können Variablen (Schreibweise [[vorname]]) verwendet werden. Siehe auch Variablen. 

Attachments: Hier können Anhänge hochgeladen werden.

Versand Test:
Mit "personalisieren für" kann man eine Person aus der aktuellen Auswahl zum Personalisieren der Testaussendung heranziehen. Damit wird z.B. die persönliche Briefanrede aus diesem Datensatz verwendet.
"Test-E-Mail senden an" löst einen Versand an die gewählte Adresse aus. Dient meist zum Überprüfen der Formatierung.

Versand:
Unter "An Personenliste" oben wird definiert, welcher Verteiler versandt wird. Wenn man aus einer Erweiterten Suche in den Bereich E-Mail kommt, wird diese letzte Suche als Verteiler mitgenommen. Ansonsten kann hier aus den gespeicherten Abfragen ein Verteiler gewählt werden.

Kontakt: Der Kontakt beschreibt das Ereignis des E-Mail-Versands (Datum, Zweck / Inhalt). Ein E-Mail-Versand ist erst möglich, nachdem ein Kontakt für diesen Vorgang definiert und zugeordnet ist. In der Regel wird hier ein neuer Kontakt angelegt bzw. ein kürzlich angelegter Kontakt zugeordnet. Mit einem Kontakt kann jedeR EmpfängerIn nur einmal erreicht werden. Wenn z.B. eine Erinnerung zu einer Einladung versandt wird, darf nicht der Kontakt verwendet werden, welcher für die Einladung genutzt wurde. Dieses Funktion kann aber auch als Schutz vor einem Mehrfachversand genutzt werden: Du versendest eine Einladung an einen kleinen Kreis - es melden sich zu wenig Teilnehmer an, daraufhin versendest du mit dem gleichen Kontakt eine Einladung an einen größeren Kreis. Die EmpfängerInnen der ersten Aussendung werden übersprungen und nicht neuerlich per E-Mail eingeladen.
Beginn: Hier kann Datum / Zeit des Versands festgelegt werden. 

Versand personalisierter Dokumente
Es ist möglich personalisierte Dokumente an jedes Email anzuhängen. Dafür muss als erstes unter "Versenden -> Serienbrief" das gewünschte Dokument gestaltet und als Vorlage gespeichert werden. Danach kann ganz normal die Email geschrieben werden. Unter Attachments stehen, wenn man "Personalisiertes Attachment: Persönliches Dokument" wählt, alle Serienbriefvorlagen zur Auswahl. Damit ist es möglich, Teilnahmebestätigungen, Dankesschreiben oder Veranstaltungseinladungen als persönliches  PDF gestaltet per E-Mail zuzusenden.

Nach dem Versand:
Sobald der Versand erledigt ist, wird der / die AuftraggeberIn davon beim Glöckchen rechts oben benachrichtigt und erhält, sofern im Profil des Users / der Userin so festgelegt, auch eine Benachrichtigung per E-Mail. Ein Versand für 1.000 personalisierte Nachrichten kann bis zu einer halben Stunde benötigen. Der Status des Versands kann über Verwaltung / Kontakte überprüft werden. Die Anzahl der Personen ist vor Versandbeginn null und erhöht sich im Zuge des Versands laufend (dazu muss der Browser mit F5 aktualisiert werden).

Statistik:
Zu begonnenen oder abgeschlossenen Serien-E-Mails kann über Kontakte / Zutreffendes Email / rechts oben Statistik die Versandstatistik eingesehen werden. Hier wird aufgeschlüsselt:

Öffnungszeitpunkte
Unterhalb der Statistik wird angezeigt, zu welchen Zeitpunkten die Mails geöffnet wurden. Es wird nur die Verteilung innerhalb von 24 Stunden gezählt, Öffnungen nach 24 Stunden werden wiederum bei der entsprechenden Tageszeit mitgezählt. 

Variablen für Aussendungen [nach oben]


Variablen für Serienbrief / E-Mail

In Serienbriefen oder Serien-E-Mails können die folgenden Variablen verwendet werden - sie werden immer durch doppelte eckige Klammern eingeschlossen. Z.B: [[plz]]. Die Groß- /Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Name

Variable für E-Mail und Brief Anmerkung

Vorname

[[vorname]]

Nachname

[[nachname]]

Geburtsdatum

[[geburtsdatum]], [[birthday]]

Quelle

[[quelle]]

Firmenname

[[firmenname]]

Pcode

[[pcode]]

Kurze Alphanumerische ID für Anmeldungen

E-Mail

[[email]], [[e-mail]]

Briefanrede

[[briefanrede]],[[personalLetterSalutation]]

Mandantenbriefanrede; Wenn leer: Personenbriefanrede; Wenn ebenfalls leer: Autogenerierte Personenbriefanrede

Personen Briefanrede

[[form_briefanrede]] 

Personenbriefanrede 

Pers. Zahlungsreferenz

[[zahlungsreferenz]],[[pers_zahlungsreferenz]],[[contact_person]]

Für Zahlschein

Anrede

[[anrede]]

Titel

[[titel]]

Straße

[[strasse]]

PLZ

[[plz]]

Ort

[[ort]]

Personenzusatz

[[personenzusatz]]

Anschriftenzusatz

[[Anschriftenzusatz]]

E-Mail 2

[[mail2]], [[email2]], [[e-mail2]]

Telefon (Person)

[[tel]], [[telefon]] 

Buchsumme

[[buchsumme]]

Summe der Buchungen, die für die Person für den Filter zutreffen, der zuvor unter Buchungen->"Filter als Aussendungsvariable" gespeichert wurde

Buchanzahl

[[buchanzahl]]

Anzahl der Buchungen, die für die Person für den Filter zutreffen, der zuvor unter Buchungen->Filter gespeichert wurde

Newsletter [nach oben]

Siehe auch Newsletter.

Newsletter Übersicht [nach oben]

Unter Verwaltung / Newsletter werden die vorhandenen Newsletter aus dem aktuellen Mandanten angezeigt.

Artikel Vorlagen [nach oben]

Über Verwaltung  / E-Mails / Artikel-Vorlagen können alle vorhandenen Newsletter-Artikel Vorlagen eingesehen und neue erstellt werden. Diese Vorlagen stehen anschließend zum Erstellen eines Newsletters zur Verfügung.  

Eine  Artikel-Vorlage besteht aus einem Titel, Untertitel, einem Bild mit beschreibenden Texten und aus einem Textblock. Die Formatierung wird über die Zuordnung der Vorlage zu einem Template gesteuert. Hier sind Schriftgröße, Stile, Farben und Ähnliches definiert. Über die Artikelklasse kann ein Beitrag als Einleitung, Beitrag oder Abschluss definiert werden.

Newsletter erstellen, bearbeiten [nach oben]

Ein Newsletter ist ein aus einzelnen Bausteinen zusammengebautes E-Mail. Für die Formatierung sorgt ein bereitgestelltes Template, das per Drop-Down ausgewählt wird. Bitte Name des Newsletters, Erstellungsdatum und Template wählen.

Im linken Bereich wird angezeigt, welche Artikel der Newsletter bereits enthält. Aus dem rechten Bereich können Artikel-Vorlagen ausgewählt und hinzugefügt werden.
Diese Vorlagen werden dann im Hauptfenster bearbeitet und angepasst.

Serienbriefe [nach oben]

Serienbriefe erreichen eine bestimmte Auswahl an Personen mit einem personalisierten Schreiben. Dazu braucht man:

Im Brieftext können verschiedene Variablen enthalten sein, siehe export-variable.

Der gestaltete Brief kann als Vorlage gespeichert und später wieder aufgerufen werden.

Sonderfall Spendenverdankung

Im Zuge einer Verdankungsvorganges bekommen Personen mit Buchungen mit spezifischen Merkmalen einen Serienbrief (funktioniert analog mit Email!). Dazu braucht es neben den oben genannten Elementen noch einen Filter für die Buchungen sowie Variablen zur Anzahl der Buchungen und zur Spendenhöhe.

In der Buchungsübersicht unter Filter gibt es einen Button "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen".
Wenn man darauf klickt, wird der aktuelle Filter für die aktuell angemeldete Userin / den aktuell angemeldeten User gespeichert.

ACHTUNG: Nur der Filter, keine Werte! Und nur für die/den aktuelle/n UserIn und nur für den aktuellen Mandanten, damit andere UserInnen andere Buchungsvariablen verwenden können!

Bei Serien-E-Mail und Serienbrief  stehen nun zwei Variablen zur Verfügung:
[[buchsumme]] - die Summe der Buchungen je betroffener Person
[[buchanzahl]] - die Anzahl der Buchungen je betroffener Person.

Beispiel:

Person A hat im Mandant Fundraising 2 Buchungen mit 35€, im Mandant Umfeld 1 Buchung mit 100€.

Ich bin im Mandant Fundraising und klicke, ohne zusätzlichen Filter, auf "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen". Dann schreibe ich in einem beliebigen Mandanten einen Serienbrief. Die Buchungssumme ist bei dieser Person immer 70 und die Anzahl 2, es werden also nur die Buchungen aus dem Mandanten Fundraising verwendet. Wenn ich einen Dankbrief im Mandanten Umfeld machen möchte, muss ich die Buchungsvariablen im Mandanten Umfeld neu erstellen.

Spenden als "verdankt" markieren:
Beim oben genannten Buchungsfilter die Checkbox 'Buchungen im Buchungsfilter der betroffenen Personen als "verdankt" markieren' anhackerln. Das führt dazu, dass alle Buchungen, die vom Buchungsfilter betroffen wurden, und zu den jeweiligen Personen gehören (Also alle Buchungen die auch von der Buchungsvariable betroffen sind) als "verdankt" markiert werden.

Kampagnen  [nach oben]

Kampagnen sind eine zeitlich begrenzte Gruppe von Aktionen (Aktivitäten) zu einem bestimmten Thema. Kosten und Einnahmen können diesen Elementen zugeordnet werden.

Kampagnen können sich in Aktionen gliedern, jede Aktion gliedert sich in Listen, z.B.:

Kampagne "Faire Schuhe Frühjahr 2018"

besteht aus den Aktionen 
Teaser Februar 2018
Direktmailing Mai 2018
Reminder Juni 2018

Die Aktion "Teaser Faire Schuhe Februar 2018" 

gliedert sich in die Listen
Aktive Spender 2016-2017
Inaktive Spender vor 2016
Unterzeichner Petition

Kampagnen und Aktionen haben jeweils eine geplante Laufzeit (von - bis) und können offen oder abgeschlossen sein. Nur offene Elemente stehen zur Zuordnung beim Buchen zur Verfügung.

Listen werden einem Kontakt zugeordnet. Z.B. werden die Spender 2016-2017 exportiert, der Kontakt, der diesen Export repräsentiert, wird der Liste Aktive Spender 2016-2017 zugeordnet.

Kampagne erstellen / bearbeiten [nach oben]

Aktionscode-Einleitung: Erlaubt eine Gruppierung von Aktionen. In der Regel ein Buchstabe.
Beschreibung, von / bis: Informationsfelder
Status: Nur offene Kampagnen werden beim Verbuchen von Spenden angezeigt
 

Kosten: Diese Felder dienen zur Erfassung von kampagnenbezogenen Einnahmen und Ausgaben. Auf der Ebene der Kampagne werden nur jene Kosten erfasst, die generell für die ganze Kampagne angefallen sind. Kosten für eine Aktion bzw. für einzelne Listen werden jeweils auf dieser Ebene erfasst.

Aktionen verwalten [nach oben]

Kampagnen setzen sich aus einzelnen Aktionen zusammen, Aktionen können in einzelne Listen gegliedert sein.
Siehe Aktion anlegen.

Aktion anlegen [nach oben]

Die Aktion per Drop-Down einer Kampagne, einer Kostenstelle und ggf. einer Kostenart zuordnen.

An Kosten werden nur die direkt der Aktion zurechenbaren Kosten erfasst.

Listen erstellen / bearbeiten [nach oben]

Kontakt: Einer Liste wird ein Kontakt zugeordnet, z.B. jener Kontakt, der beim Export der aktiven Spender an die Druckerei entstanden ist. Oder es wird ein neuer Kontakt angelegt, z.B. "Faire Schuhe Kurier März 2018".

Aktion: Die Liste ist einer Aktion zugeordnet. 

Kosten: Der Liste können fixe Kosten (z.B. Grafik, Agentur, ...) und variable Kosten je Stück (z.B. Druck und Versand) zugeordnet werden.

Code: Setzt sich aus der Aktionscode-Einleitung (in der Regel ein Buchstabe), einer laufenden Nummer und einem Abschlusszeichen zusammen (empfohlen wird ein +). Er dient zur Identifizierung und automatischen Zuordnung der eingehenden Spenden bei nicht personalisierten Aussendungen, z.B. wenn eine Zeitung mit einem Spendenaufruf versandt wird. Wenn personalisierte Zahlscheine erstellt werden, hat dieser Code keine Bedeutung und kann weggelassen werden. 

Code-Beispiel: S123+ (ein Buchstabe, eine dreistellige Zahl und ein Abschlusszeichen)

Listen anlegen / ändern [nach oben]

Kontakt: Einer Liste wird ein Kontakt zugeordnet, z.B. jener Kontakt, der beim Export der aktiven Spender an die Druckerei entstanden ist. Oder es wird ein neuer Kontakt angelegt, z.B. "Faire Schuhe Kurier März 2018".

Aktion: Die Liste ist einer Aktion zugeordnet. 

Kosten: Der Liste können fixe Kosten (z.B. Grafik, Agentur, ...) und variable Kosten je Stück (z.B. Druck und Versand) zugeordnet werden.

Code: Setzt sich aus der Aktionscode-Einleitung (in der Regel ein Buchstabe), einer laufenden Nummer und einem Abschlusszeichen zusammen (empfohlen wird ein +). Er dient zur Identifizierung und automatischen Zuordnung der eingehenden Spenden bei nicht personalisierten Aussendungen, z.B. wenn eine Zeitung mit einem Spendenaufruf versandt wird. Wenn personalisierte Zahlscheine erstellt werden, hat dieser Code keine Bedeutung und kann weggelassen werden. 

Code-Beispiel: S123+ (ein Buchstabe, eine dreistellige Zahl und ein Abschlusszeichen)

Drucker verwalten [nach oben]

Drucker können unterschiedlich nahe an den Rand drucken. Auch durch die mechanische Beschaffenheit ist ein Rand von 5 mm nicht immer ein Rand von 5 mm. Hier können Drucker angelegt werden, um die Besonderheiten einzelner Drucker zu kompensieren. Damit lässt sich eine präzise Positionierung von Etiketten oder Formularen / Briefen erreichen. Minuswerte sind ebenfalls möglich!

Den eigenen Drucker je User stellt man im persönlichen Userprofil ein.

Neuer Drucker [nach oben]

Bitte Bezeichnung und spezifische Ränder oben und links angeben. 

Nach dem Einrichten das Verhalten des Druckers testen (sind die Ränder oben und links korrekt? Entstehen auch keine leeren Seiten?).

Templates [nach oben]

Diese Option steht nur für die Marmara-Admins zum Hochladen von Templates (im Zip-Format mit allen Assets / Teilen des Newsletters) für den Mailversand zur Verfügung.

Rollenverwaltung [nach oben]

Unter Admin / Rollen können Berechtigungen zu Rollen gruppiert werden. Respond wird mit einem praktikablen Set an Rollen bereitgestellt. 

Mandanten verwalten [nach oben]

Eine Anwendung (und damit deine Organisation) kann in Teile (Mandanten / Teilorganisationen) gegliedert werden. Eine Gliederung sollte nur vorgenommen werden, wenn dies aus Gründen der Sicherheit nötig ist. Mehr Mandanten / Teilorganisationen bedeutet immer auch höhere Komplexität.

Zur Arbeit mit Kriterien, die in mehreren Bereichen der Organisation interessant sein können, empfiehlt sich ein zusätzlicher Mandant "Allgemeine Kriterien". In diesem Mandant wird nur der allgemeine Kriterienbaum abgelegt. In Kombination mit den vergebenen Rechten erlaubt das z.B. die gemeinsame Verwendung eines Kriterienbaums, der die UserInnen-Interessen abbildet quer über die ganze Organisation.

Details zur Neuanlage / Verwaltung von Mandanten.

Neuer Mandant [nach oben]

Um einen neuen Mandanten oder eine neue Teilorganisation zu erstellen, braucht man:

Name des Mandanten
Eventuell eine Beschreibung
Die Kontaktperson; hier muss der / die UserIn eingetragen werden, der / die z.B. Nachrichten über Adressänderungen per Mail erhalten soll. 

Einstellungen [nach oben]

Experteneinstellungen, nur für Admins.

Konsole [nach oben]

Über die Konsole stehen eine Reihe von Befehlen zum Absetzen am Server bereit.
Nur für Admins!

Anwendungslog [nach oben]

Hier lassen sich alle Aktivitäten in einer Respond-Instanz nachvollziehen. Nur für Admins zugänglich. Filterbar nach allen Kriterien.

Part of action [nach oben]

Teil von Aktion [nach oben]

Hier kann eine Aktion gewählt werden. Dadurch werden keine Personen gefunden, die bereits von einem Kontakt sind, der einer Liste zugeordnet ist, die Teil der gewählten Aktion ist, mehr gefunden werden.

E-Mail [nach oben]

Dieser Bereich kann über Neu / E-Mail oder über eine Ergebnisliste (nach einer erweiterten Suche) oder über Verwaltung / E-Mail erreicht werden.

Wir unterscheiden zwischen einfachen E-Mails und Newslettern. Bei einer einfachen E-Mail wird der Body / Inhalt der Nachricht einfach von Hand geschrieben.  Newsletter werden im Gegensatz dazu aus einzelnen Artikeln (wie mit einem Baukasten) zusammengesetzt. Siehe Newsletter und den gleichnamigen Button links oben.

Im oberen Bereich der E-Mail-Maske kann der Absender definiert werden. Hier können Absendername, Absender-E-Mail, Betreff und die zu verwendende Personenliste festgelegt werden. Wenn man den Bereich aus der Erweiterten Suche erreicht hat, ist hier bereits die letzte Liste eingetragen. Hier kann auf bereits bestehende, abgespeicherte Auswahlen / Verteiler ("gespeicherte Abfragen") zurückgegriffen werden.

E-Mail Inhalt:
Im Hauptfeld kann der Text der Nachricht festgelegt werden. Ein Html-Editor mit eingeschränkten Möglichkeiten steht zur Verfügung. Innerhalb der Nachricht können Variablen (Schreibweise [[vorname]]) verwendet werden. Siehe auch Variablen. 

Attachments: Hier können Anhänge hochgeladen werden.

Versand Test:
Mit "personalisieren für" kann man eine Person aus der aktuellen Auswahl zum Personalisieren der Testaussendung heranziehen, damit wird z.B. die persönliche Briefanrede aus diesem Datensatz verwendet.
"Test-E-Mail senden an" löst einen Versand an die gewählte Adresse aus. Dient meist zum Überprüfen der Formatierung.

Versand:
Unter "An Personenliste" oben wird definiert, welcher Verteiler versandt wird. Wenn man aus Einer erweiterten Suche in den Bereich E-Mail kommt, wird diese letzte Suche als Verteiler mitgenommen. Ansonsten kann hier aus den gespeicherten Abfragen ein Verteiler gewählt werden.

Kontakt: Der Kontakt beschreibt das Ereignis des E-Mail-Versands (Datum, Zweck / Inhalt). Ein E-Mail-Versand ist erst möglich, nachdem ein Kontakt für diesen Vorgang definiert und zugeordnet ist. In der Regel wird hier ein neuer Kontakt angelegt bzw. ein kürzlich angelegter Kontakt zugeordnet. Mit einem Kontakt kann jedeR EmpfängerIn nur einmal erreicht werden. Wenn z.B. eine Erinnerung zu einer Einladung versandt wird, darf nicht der Kontakt verwendet werden, welcher für die Einladung genutzt wurde. Diese Funktion kann aber auch als Schutz vor einem Mehrfachversand genutzt werden: Du versendest eine Einladung an einen kleinen Kreis - es melden sich zu wenig Teilnehmer an, daraufhin versendest du mit dem gleichen Kontakt eine Einladung an einen größeren Kreis. Die EmpfängerInnen aus der ersten Aussendung werden übersprungen und nicht neuerlich per E-Mail eingeladen.
Beginn: Hier kann Datum / Zeit des Versands festgelegt werden. 

Nach dem Versand:

Sobald der Versand erledigt ist, wird der / die AuftraggeberIn davon beim Glöckchen rechts oben benachrichtigt und erhält, sofern im Profil des Users / der Userin so festgelegt, auch eine Benachrichtigung per E-Mail. Ein Versand für 1.000 personalisierte Nachrichten kann bis zu einer halben Stunde benötigen. Der Status des Versands kann über Verwaltung / Kontakte überprüft werden. Die Anzahl der Personen ist vor Versandbeginn null und erhöht sich im Zuge des Versands laufend (dazu muss der Browser mit F5 aktualisiert werden).

Unter Statistik kann die Versandstatistik eingesehen werden. Hier wird aufgeschlüsselt:

Sonderfall Spendenverdankung per E-Mail

Im Zuge einer Verdankungsvorganges bekommen Personen mit Buchungen mit spezifischen Merkmalen ein Serien-Email (oder Serienbrief).  Dazu braucht es neben den oben genannten Elementen noch einen Filter für die Buchungen sowie Variablen zur Anzahl der Buchungen und zur Spendenhöhe.

In der Buchungsübersicht unter Filter gibt es einen Button "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen".
Wenn man darauf klickt, wird der aktuelle Filter für die aktuell angemeldete Userin / den aktuell angemeldeten User gespeichert.

ACHTUNG: Nur der Filter, keine Werte! Und nur für die/den aktuelle/n UserIn und nur für den aktuellen Mandanten, damit andere UserInnen andere Buchungsvariablen verwenden können!

Bei Serien-E-Mail und Serienbrief  stehen nun zwei Variablen zur Verfügung:
[[buchsumme]] - die Summe der Buchungen je betroffener Person
[[buchanzahl]] - die Anzahl der Buchungen je betroffener Person.

Beispiel:

Person A hat im Mandant Fundraising 2 Buchungen mit 35€, im Mandant Umfeld 1 Buchung mit 100€.

Ich bin im Mandant Fundraising und klicke, ohne zusätzlichen Filter, auf "Diesen Filter als Aussendungsvariable übernehmen". Dann schreibe ich in einem beliebigen Mandanten einen Serienbrief. Die Buchungssumme ist bei dieser Person immer 70 und die Anzahl 2, es werden also nur die Buchungen aus dem Mandanten Fundraising verwendet. Wenn ich einen Dankbrief im Mandanten Umfeld machen möchte, muss ich die Buchungsvariablen im Mandanten Umfeld neu erstellen.

Spenden als "verdankt" markieren:
Beim oben genannten Buchungsfilter die Checkbox 'Buchungen im Buchungsfilter der betroffenen Personen als "verdankt" markieren' anhackerln. Das führt dazu, dass alle Buchungen, die vom Buchungsfilter betroffen wurden, und zu den jeweiligen Personen gehören (Also alle Buchungen die auch von der Buchungsvariable betroffen sind) als "verdankt" markiert werden.

Schnellkriterien [nach oben]

Mit den schnellkriterien können häufig verwendete Kriterien einem Kürzel zugewiesen werden.

Wenn ein Benutzer sich Schnellkriterien gesetzt hat erscheint in der Personenmaske unter den Kriterien eine neue Zeile "Schnellkriterien". 

Gibt man in dieses Feld nun den jeweiligen Buchstaben ein, bekommt die Person die Kriterien gesetzt.
Um sich Schnellkriterien zu setzen, muss man in dem Konfigurationsfeld eine strenge Syntax einhalten:

Pro Zeile kann nur ein Shortcut gesetzt werden. Einem Buchstaben können aber mehrere Kriterien zugewiesen werden. Die Syntax lautet:

BUCHSTABE1:KRITERIEN_ID1,KRITERIEN_ID2
BUCHSTABE2: KRITERIENID3

Wenn man mit dem Buchstaben "A" also das Kriterium 10, und mit dem Buchstaben "B" die Kriterien mit der ID 20 und 21 setzen will, muss man in das Konfigurationsfeld folgendes eingeben:

a:10
b:20,21

Beim anlegen/bearbeiten einer Person gibt man dann einfach in das Feld "a" ein und das Kriterium mit der ID 10 wird gesetzt.